Achar uma TMC confiável só porque o atendimento funciona, os bilhetes são emitidos e as viagens acontecem no prazo pode parecer suficiente. Mas, quando falamos de gestão de viagens corporativas, confiança não deveria ser baseada apenas na ausência de problemas.
A verdadeira pergunta é outra: você consegue comprovar que tudo o que foi negociado com a sua TMC está, de fato, sendo cumprido?
Essa é uma diferença importante. Uma agência pode oferecer um bom atendimento, responder rapidamente às solicitações e ainda assim deixar brechas em processos financeiros, políticas de viagem, acordos comerciais, auditoria e compliance.
Para uma operação corporativa, ser confiável significa muito mais do que entregar uma boa experiência ao viajante. Neste blogpost vamos te mostrar quais pontos você precisa levar em consideração. Boa leitura.
Uma TMC confiável é aquela que cumpre aquilo que foi negociado
Imagine que sua empresa negociou determinadas condições com companhias aéreas, hotéis ou outros fornecedores. Como você sabe que essas condições estão sendo aplicadas corretamente nas emissões? E quando existe uma tarifa fora do acordo, uma cobrança indevida ou uma condição comercial que não foi aplicada, como sua gestão identifica isso?
Esse é um dos primeiros pontos que diferenciam uma operação transparente de uma operação que simplesmente funciona. Não basta saber quanto foi o custo. É preciso entender por que foi gasto, em quais condições e se a transação estava de acordo com o que havia sido negociado.
Quanto maior a visibilidade sobre essas informações, menor a dependência de conferências manuais e da confiança baseada apenas no relacionamento.
O preço não é o único indicador
Outro erro comum é avaliar uma TMC apenas pelo valor da tarifa ou pelo desconto apresentado durante uma negociação. O menor preço em uma transação isolada não necessariamente representa o menor custo para a empresa.
Uma gestão eficiente precisa olhar para o custo total da operação, considerando tarifas, taxas, alterações, cancelamentos, créditos não utilizados, processos manuais e até o tempo da equipe envolvida na administração das viagens.
Por isso, uma TMC confiável não deve apenas prometer economia. Ela precisa conseguir demonstrar onde estão as oportunidades, quais resultados foram alcançados e o que está sendo feito para sustentar esses resultados.
O compliance precisa ser aplicado todos os dias
Quando uma empresa contrata uma TMC, também está colocando nas mãos desse parceiro uma parte importante da sua operação financeira. Por isso, compliance precisa estar presente no dia a dia, e não apenas em apresentações comerciais.
Políticas claras, processos rastreáveis, controles internos e mecanismos de auditoria ajudam a reduzir riscos e aumentar a segurança das decisões. Na Voetur Viagens por exemplo, essa preocupação faz parte da estrutura da operação. A TMC possui processos certificados pela T&E Consulting, incluindo as certificações TE7002, TE7003 e TE7005, além do Compliance Manager dedicado e DPO próprio, realizando o acompanhamento e o controle dos processos.
A lógica é simples: quanto mais transparente é a operação, menor é o espaço para dúvidas sobre o que realmente está acontecendo. Mas e quando alguma coisa sai do combinado? Esse talvez seja um dos melhores testes para medir a confiabilidade de uma TMC. Porque qualquer operação pode apresentar desvios, mas o que vai diferenciar o nível de maturidade de uma gestão é a capacidade de identificar, registrar, explicar e corrigir esses desvios.
A tecnologia deve ajudar, não substituir os humanos
Hoje, praticamente toda TMC pode falar sobre tecnologia, dashboards, inteligência artificial e automação, mas o ponto principal é entender o que essas ferramentas permitem que a sua gestão faça?
Um dashboard bonito não significa necessariamente controle e o excesso de dados por piorar toda essa situação. O que importa é conseguir transformar os dados da operação em respostas minimizando qualquer confusão e facilitando o processo de gestão.
- Quanto foi custo?
- Onde estão os principais desvios?
- Quais fornecedores concentram as despesas?
- Quais políticas estão sendo descumpridas?
- Quanto existe em créditos não utilizados?
- Quais oportunidades de economia ainda estão disponíveis?
Quando a tecnologia permite responder essas perguntas com rapidez e segurança, ela deixa de ser apenas uma ferramenta operacional e passa a fazer parte da governança. Por isso, uma TMC confiável deve ser aquela que consegue mostrar de onde vem a economia e quais mecanismos garantem que ela seja mantida ao longo do tempo.
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Transparência também faz parte da parceria
Existe uma diferença importante entre ter uma TMC como fornecedora e ter uma TMC como parceira estratégica. Uma relação realmente transparente não deveria depender de o cliente desconfiar de cada processo ou fiscalizar cada transação para descobrir se o que foi negociado está sendo cumprido.
A própria operação deve fornecer evidências, indicadores e mecanismos de acompanhamento capazes de dar segurança para a gestão. Isso vale para tarifas, acordos comerciais, políticas, fornecedores, créditos, despesas e resultados. Quanto menos a gestão precisa “acreditar” e mais ela consegue “comprovar”, maior é o nível de confiança na operação.
Leia mais: Você também sente dificuldade em escolher uma agência de viagens corporativas?
Como a Voetur Viagens pode te ajudar?
É com essa visão que a Voetur Viagens atua na gestão de viagens corporativas, combinando tecnologia, dados, processos e pessoas para oferecer mais visibilidade e controle sobre a operação. Nosso objetivo é ajudar sua gestão a enxergar o que está acontecendo, identificar oportunidades e tomar decisões com mais segurança. Quer entender se sua gestão realmente tem esse nível de controle? Fale com a Voetur Viagens.
E se você ainda não sabe o quanto sua operação está realmente sob controle, o primeiro passo pode ser entender onde estão os pontos de atenção.
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