A busca por viagens corporativas econômicas é uma prioridade para empresas de médio e grande porte que desejam otimizar seus recursos e melhorar a eficiência operacional. Em um cenário em que deslocamentos a trabalho são essenciais para os negócios, adotar um modelo de gestão centralizada se torna uma necessidade estratégica, fazendo toda a diferença na forma como a empresa gerencia suas viagens.
Neste artigo, explicamos o que é a centralização de viagens corporativas, os desafios da gestão descentralizada e os principais benefícios dessa estratégia para grandes organizações, especialmente com o apoio de uma TMC como a Voetur Viagens.
O que significa centralizar a gestão de viagens corporativas?
Centralizar a gestão de viagens corporativas significa concentrar o planejamento, a execução e o controle de todos os deslocamentos da empresa em um único sistema, processo ou parceiro especializado. Esta abordagem permite que diferentes áreas ou filiais sigam os mesmos padrões de conduta e utilizem ferramentas integradas, mesmo em organizações com múltiplos centros de custo.
Essa estratégia tem um impacto direto na economia em viagem corporativa, uma vez que facilita a padronização dos processos, elimina desperdícios e garante controle orçamentário em tempo real.
Com o suporte de uma TMC (Travel Management Company) como a Voetur Viagens, essa centralização se torna viável por meio de plataformas que reúnem reservas, aprovações, políticas e relatórios em um só lugar, garantindo mais controle, visibilidade e padronização para toda a operação.
Desafios comuns de empresas com gestão descentralizada
Empresas que ainda adotam uma gestão descentralizada enfrentam diversos obstáculos no dia a dia. A seguir, destacamos os mais recorrentes.
Falta de visibilidade sobre os gastos com viagens
Quando cada setor ou filial realiza suas próprias reservas, os dados acabam fragmentados. Analisar os custos de forma estratégica sem uma consolidação eficiente das informações se torna praticamente impossível, tornando difícil identificar oportunidades de economia em uma viagem corporativa. Dados da GBTA, realizado em 2025 em Denver, revelaram que 35% dos participantes se sentem frustrados pela complexidade de negociação com as Companhias Aéreas.
Perda de oportunidades de negociação com fornecedores
Compras isoladas resultam em menor volume contratado com fornecedores. Isso reduz significativamente o poder de barganha da empresa, impactando diretamente nas condições comerciais, como tarifas, prazos e benefícios adicionais.
Além disso, a centralização facilita as negociações, já que o volume de compras é maior e as condições podem ser otimizadas.
Ainda sobre a GBTA, 33% dos gestores de viagens acreditam que o percentual de descontos negociados com as companhias aéreas é de 50% a 75%.
Dificuldade de aplicar uma política única em todas as áreas
Manter uma política de viagens consistente em toda a empresa se torna desafiador quando os processos são distintos entre departamentos. A consequência disso é a falta de padronização, o que gera desequilíbrios nos custos e na experiência dos colaboradores.
Para entender melhor os imprevistos que podem acontecer e como agir, leia o nosso artigo sobre gestão de riscos em viagens corporativas.
Benefícios da centralização das viagens corporativas
Adotar uma gestão centralizada, com apoio de uma TMC especializada, oferece uma série de vantagens operacionais e financeiras para viagens corporativas econômicas. Veja a seguir os principais benefícios.
Economia em viagem corporativa com políticas unificadas
A padronização de regras e limites de gastos evita variações entre setores e garante maior previsibilidade orçamentária. Além disso, políticas unificadas fortalecem o poder de negociação com fornecedores e reduzem desperdícios. Com políticas de viagens centralizadas, é possível garantir condições melhores com fornecedores e otimizar o orçamento sem abrir mão da qualidade.
A Voetur Viagens, por exemplo, oferece consultoria especializada e plataformas automatizadas que apoiam na implementação dessa padronização.
Melhora no compliance e na governança interna
Centralizar a gestão significa aplicar com mais rigor as regras internas da empresa. Com fluxos de aprovação claros, controle de autorizações e auditorias automatizadas, o risco de descumprimento é significativamente reduzido. A TMC atua como parceira no monitoramento e no reforço do compliance.
Mais agilidade e controle na tomada de decisão
Com os dados concentrados em um único ambiente digital, as decisões se tornam mais rápidas e embasadas. Dashboards e relatórios atualizados em tempo real permitem uma visão estratégica e facilitam a análise de indicadores essenciais para a empresa, como a economia em viagem corporativa. Uma estratégia que pode trazer grandes benefícios, é o BI integrado que revela pontos importantes como:
- Avaliar a eficiência real da Política de Viagens;
- Identifique oportunidades ocultas de economia;
- Concentre dados de deslocamentos e hospedagens com critérios personalizados;
- Compare desempenho de cias aéreas com dados de mercado
- Guie renegociações com base em dados de mercado e tendências setoriais;
Na Voetur Viagens o BI atua como uma inteligência de negócio que gera valor não só para os clientes, mas também para parceiros e fornecedores, que podem ajustar suas ofertas e negociações com base em informações mais precisas e preditivas.
A inteligência de dados é aplicada com foco em performance, conectando viajantes, gestores e fornecedores em um ecossistema mais eficiente e inteligente. Entendemos que a tecnologia precisa ser aliada da experiência humana, não um substituto.
Redução de retrabalho e processos manuais
Ao centralizar as viagens com apoio de uma TMC, a empresa pode automatizar tarefas como reservas, adiantamentos, reembolsos e aprovações. Isso elimina o excesso de e-mails, planilhas e retrabalhos, otimizando o tempo das equipes e aumentando a produtividade. Neste processo, um cartão corporativo pode ser o grande aliado.
Padronização da experiência dos colaboradores
Com procedimentos, canais de suporte e atendimento unificados, todos os colaboradores passam a ter uma experiência mais consistente e segura durante as viagens. Isso reduz inseguranças, melhora a percepção da empresa e aumenta a satisfação dos viajantes.
Visão consolidada por centros de custo ou unidades
Empresas com várias filiais ou áreas de negócio precisam acompanhar os gastos de forma segmentada. Com a centralização, é possível gerar relatórios por setor, centro de custo ou projeto, facilitando a prestação de contas e a análise gerencial.
Fortalecimento da estratégia de ESG e sustentabilidade
A centralização permite monitorar a pegada de carbono, priorizar fornecedores sustentáveis e alinhar as viagens corporativas aos critérios de ESG (ambiental, social e governança). Uma TMC pode apoiar na construção de políticas que equilibrem mobilidade e responsabilidade ambiental.
Como a Voetur Viagens facilita a centralização das viagens corporativas
Com mais de quatro décadas de experiência no setor, a Voetur Viagens oferece soluções completas e personalizadas para empresas que desejam transformar sua gestão de viagens corporativas econômicas.
- Sua plataforma unifica reservas, alertas de tarifas, aprovações, comunicação e relatórios, centralizando toda a jornada em um único sistema;
- Atua de forma consultiva na construção ou revisão da política de viagens, garantindo que ela seja aplicada com consistência em toda a operação;
- Fornece relatórios personalizados e acionáveis, adaptados à realidade de cada cliente, o que contribui para auditorias, compliance e análises gerenciais.
Além disso, a Voetur Viagens se destaca pelo atendimento humano, proativo e comprometido com os objetivos de seus parceiros. Por isso, é ideal para empresas que valorizam não apenas o controle de custos, mas também o bem-estar dos seus colaboradores em trânsito.
Transforme a gestão de viagens da sua empresa com mais controle e resultados reais
Adotar uma gestão descentralizada pode parecer mais simples à primeira vista, mas os impactos a longo prazo são significativos: desperdício de recursos, falta de visibilidade e falhas de compliance.
A centralização, por outro lado, proporciona economia em viagem corporativa, eficiência, governança e uma experiência muito mais segura para todos os envolvidos.
Se a sua empresa possui múltiplas unidades ou centros de custo e ainda enfrenta os desafios da fragmentação, este é o momento ideal para repensar a forma como gerencia as viagens.
E contar com uma TMC como a Voetur Viagens pode acelerar esse processo de transformação com mais segurança, transparência e resultados tangíveis.
Quer saber mais sobre como otimizar a gestão de viagens corporativas na sua empresa? Continue navegando no blog da Voetur e confira outros conteúdos sobre viagens a trabalho.
