Se você já participou de uma RFP de viagens corporativas, sabe como costuma funcionar: pouco tempo, muita pressão por preço, propostas difíceis de comparar e a sensação de que, no fim, o resultado poderia ter sido melhor.
A verdade é que a RFP não é só um documento de compras. Ela é um dos momentos mais estratégicos da gestão de viagens. É ali que você define o nível de serviço, o grau de controle, o poder de negociação e até a experiência do colaborador ao longo do contrato.
Este conteúdo foi pensado para gestores que precisam conduzir uma RFP com mais clareza, menos improviso e mais resultado. E mostra como a Voetur Viagens atua para transformar esse processo em algo realmente estratégico.
Por que a RFP impacta muito mais do que o preço?
Na prática, a RFP define as regras do jogo. Quando ela é mal estruturada, o que acontece depois costuma ser previsível:
- Tarifas menos competitivas do que poderiam ser
- Propostas que não refletem a realidade da operação
- Renegociações constantes ao longo do ano
- Desgaste com fornecedores
Dados apresentados pela Voetur Viagens em conjunto com a GBTA mostram que o ciclo ideal de uma RFP de hotéis gira em torno de 90 dias. A média real de antecipação das empresas é de 78 dias, segundo estudo da Cvent. Além disso, cerca de 50% das RFPs de hotelaria passam por pelo menos uma rodada de renegociação. Ou seja: quem começa tarde, quase sempre negocia pior. O segredo está na antecipação.
Tudo começa antes da RFP: a fase que mais gera economia
A preparação é, disparadamente, a etapa mais importante — e a mais negligenciada. Antes de qualquer envio ao mercado, o gestor precisa responder a algumas perguntas básicas:
- Volumetria Detalhada de Gastos nos Últimos 12 Meses por: Produto (Aéreo, Hotel, Carro etc.), Escopo (Nacional e Internacional), Adoção na Online Booking Tool (% Online e Offline) e Valores (Quantidade de Transações e R$)
- Formas de Pagamento por Produto (Aéreo, Hotel, Carro) e Fee (Remuneração da Agência de Viagens)
- Tecnologia Aplicada (Online Booking Tool, Expense Management, Business Intelligence, Integração de Sistemas etc.)
- Pontos de Melhoria (Redução de Custos, Qualidade no Atendimento, Otimização dos Processos etc.)
- Critérios de Avaliação (Preço, Benchmarking de Clientes e Fornecedores, Capacidade Tecnológica etc.)
Sem essa clareza, a RFP vira um pedido genérico. Com dados, ela vira uma ferramenta de negociação. É exatamente aqui que a Voetur Viagens entra. A partir da análise de gastos, padrões de viagem e objetivos do cliente, ajudamos a organizar o escopo, redefinir metas e alinhar expectativas antes mesmo da RFP ir para a rua.
Comunicação pré-RFP: menos ruído, propostas melhores
Entre quatro e seis semanas antes do lançamento oficial, começa uma etapa que faz muita diferença no resultado: a conversa com os fornecedores. Nesse momento, o gestor precisa deixar claro:
- Cronograma
- Critérios de avaliação
- Regras de negociação
- Canais de comunicação
Quando essa comunicação é bem-feita, as propostas chegam mais alinhadas e o processo flui melhor. Com apoio da Voetur Viagens, essa etapa é conduzida de forma estruturada, preservando o relacionamento com o mercado e evitando retrabalho lá na frente.
Lançamento da RFP: menos volume, mais critério
Um erro comum é transformar a RFP em uma lista enorme de exigências que pouco ajudam na decisão. Uma boa RFP de viagens corporativas equilibra três pontos:
- Requisitos obrigatórios
- Diferenciais desejáveis
- Espaço para o fornecedor mostrar valor
O prazo mínimo recomendado para resposta é de três semanas. Durante esse período, negociações podem acontecer, mas o ideal é que sejam organizadas e limitadas.
A Voetur apoia o gestor na leitura crítica das propostas, olhando além da tarifa e avaliando impacto operacional, aderência ao perfil da empresa e consistência da entrega.
Avaliação e renegociação: onde muita RFP se perde
Receber propostas não significa tomar decisão. Essa fase exige método:
- Comparar o que é comparável
- Evitar análises superficiais de preço
- Entender o que está ou não incluso
- Avaliar riscos e exceções
Cerca de metade das RFPs de hotelaria passa por renegociação. Quando o processo é bem conduzido, isso fortalece a parceria. Quando não é, vira desgaste. A Voetur atua como ponte entre gestor e fornecedor, garantindo objetividade, clareza e foco no que realmente gera resultado.
Seleção final, carga e auditoria: o trabalho não acaba aqui
Muita economia se perde depois da assinatura. Após a escolha dos fornecedores, é fundamental garantir:
- Carga correta das tarifas
- Auditoria antes do início da vigência
- Monitoramento contínuo ao longo do contrato
Sem acompanhamento, o que foi negociado no papel nem sempre se reflete na prática. A Voetur mantém auditorias ativas e gestão contínua para assegurar que o acordo funcione no dia a dia.
O erro mais comum: tratar a RFP como algo pontual
RFP não é evento isolado. Ela faz parte de uma estratégia contínua de gestão de viagens. Empresas que encaram a RFP dessa forma conseguem:
- Mais previsibilidade de custos
- Menos exceções operacionais
- Relações mais maduras com fornecedores
- Melhor experiência para o viajante
Por que conduzir sua RFP com a Voetur Viagens
A Voetur Viagens combina experiência prática, visão de mercado e tecnologia para apoiar gestores em todas as fases da RFP. Mais do que organizar propostas, ajudamos você a:
- Usar dados de forma inteligente
- Negociar com mais segurança
- Reduzir riscos operacionais
- Sustentar resultados ao longo do contrato
Se a sua próxima RFP precisa ser mais estratégica e menos reativa, a Voetur está pronta para conduzir esse processo ao seu lado.
