A segurança na viagem é uma das maiores preocupações para quem gerencia viagens a trabalho. Mais do que organizar roteiros e reservar passagens, é preciso proteger os colaboradores de imprevistos que vão de atrasos logísticos a riscos sanitários e jurídicos. E garantir essa proteção exige planejamento, tecnologia e parcerias estratégicas.
Neste artigo, você vai descobrir como identificar e prevenir riscos em viagens corporativas, usando boas práticas, tecnologia e o suporte especializado de uma TMC como a Voetur Viagens.
Os principais riscos enfrentados em viagens corporativas
Ao contrário do que muitos pensam, viagens a trabalho envolvem uma série de variáveis fora do controle do gestor. Por isso, entender os riscos é o primeiro passo para mitigar danos e garantir a tranquilidade da equipe.
Riscos logísticos, climáticos e operacionais
Entre os imprevistos mais comuns estão:
- Cancelamentos de voos e conexões perdidas;
- Extravio de bagagens ou documentos;
- Falta de suporte no destino;
- Atrasos por condições climáticas adversas.
Esses fatores afetam diretamente a produtividade do colaborador e podem gerar custos extras com remarcações ou hospedagens emergenciais, impactando a segurança na viagem.
Exigência de vistos e documentações
Ao planejar uma viagem corporativa, é fundamental considerar os requisitos legais de entrada em cada país. A falta de atenção a esses detalhes pode comprometer toda a agenda do colaborador. Alguns pontos que merecem atenção:
- Necessidade de visto consular ou eletrônico;
- Validade mínima do passaporte exigida pelo país de destino;
- Comprovações adicionais, como carta convite ou comprovante de hospedagem;
- Certificados de vacinação exigidos para entrada.
Fazer essas verificações com antecedência garante agilidade e evita atrasos ou impedimentos no embarque.
Riscos jurídicos e de não conformidade
Mais do que estar com a documentação em dia, é preciso assegurar que toda a viagem esteja em conformidade com a legislação local e a política da empresa. Ignorar exigências legais pode comprometer a segurança jurídica da organização e gerar sanções. Atenção para:
- Falta de seguro viagem com cobertura adequada;
- Desalinhamento entre os registros da viagem e os protocolos internos;
- Ausência de respaldo legal em caso de incidentes.
A gestão de riscos passa por um bom planejamento e integração entre compliance, RH e gestão de viagens.
Entenda mais sobre o assunto em nosso artigo sobre gestão de riscos em viagens corporativas.
Boas práticas para garantir a segurança dos colaboradores em viagens
A proteção do viajante começa muito antes do embarque. A seguir, veja as práticas fundamentais que toda empresa deve implementar para garantir segurança na viagem em seus deslocamentos corporativos.
Elaboração de políticas internas claras de viagem
Elaborar políticas internas claras é essencial para garantir segurança na viagem, pois orienta tanto a equipe quanto os viajantes com diretrizes práticas.
Ao definir com precisão os destinos autorizados, limites de gastos, meios de transporte recomendados e procedimentos em caso de emergência, a empresa evita improvisos e reduz consideravelmente os riscos.
Além disso, quando essas regras são acessíveis e bem comunicadas a todos os envolvidos, promovem maior conformidade e responsabilidade por parte dos colaboradores.
Treinamento e orientação pré-viagem
Em complemento às políticas, é fundamental investir em treinamento e orientação pré-viagem. Preparar o colaborador com antecedência não só aumenta sua confiança, como também contribui para sua segurança na viagem.
Informações sobre o destino, cultura local, contatos de emergência, regras de conduta e cobertura médica devem ser repassadas com clareza. Esse cuidado é ainda mais relevante em viagens para regiões com particularidades sanitárias ou instabilidade política.
Dessa forma, o colaborador parte mais bem informado e apto a agir corretamente em situações adversas.
Contratação de seguros corporativos adequados
Por fim, nenhuma medida de proteção está completa sem a contratação de seguros corporativos adequados. Muitas empresas negligenciam essa etapa, mas ela é essencial para cobrir eventuais imprevistos.
Um bom seguro deve contemplar despesas médicas, acidentes, cancelamentos, perda de bagagem e até repatriação, quando necessário.
Com apoio de uma TMC (Travel Management Company), é possível negociar planos mais econômicos e personalizados, garantindo que o colaborador esteja amparado em qualquer cenário.
Assim, a empresa demonstra compromisso com o bem-estar de sua equipe e reduz riscos legais e financeiros durante as viagens a trabalho.
Ferramentas e tecnologias que auxiliam na segurança em viagens corporativas
A tecnologia é uma aliada poderosa para garantir segurança para os colaboradores.. Quando integrada à gestão de viagens, permite monitoramento, comunicação eficaz e resposta rápida a emergências.
Plataformas com geolocalização e rastreamento
Saber onde o viajante está em tempo real é essencial. Com ferramentas que oferecem geolocalização:
- A empresa consegue agir rapidamente em emergências;
- É possível prestar suporte direcionado;
- O colaborador se sente mais seguro e amparado.
Alertas sobre riscos e condições locais
Sistemas inteligentes enviam notificações em tempo real sobre:
- Mudanças climáticas e desastres naturais;
- Manifestações, greves ou fechamento de aeroportos;
- Riscos sanitários ou ameaças à integridade física.
Esses alertas ajudam a reprogramar viagens e evitar áreas de risco.
Assistência 24/7 e canais diretos de suporte
Uma das grandes vantagens de contar com uma TMC para segurança na viagem é o atendimento contínuo. Com a Voetur Viagens, por exemplo, o suporte está disponível:
- Fora do horário comercial;
- Em diferentes idiomas e canais (telefone, app, e-mail);
- Com acionamento rápido de assistência médica, jurídica e operacional.
O papel da TMC na proteção e duty of care
Mais do que uma prestadora de serviço, a TMC atua como uma parceira estratégica, responsável por garantir segurança na viagem em todas as deslocamentos a trabalho. A seguir, conheça todos os benefícios dessa atuação.
Consultoria proativa em planejamento de rotas e destinos
Antes de confirmar uma viagem, a TMC analisa riscos do trajeto e do destino, melhor período para viajar e alternativas mais seguras e eficientes. Essas recomendações são baseadas em dados atualizados e conforme as diretrizes da empresa.
Suporte em tempo real e gestão de crises
Durante a viagem, é comum surgirem imprevistos. E por isso, a contratação de uma TMC é fundamental, principalmente para atuar na remarcação de voos e reservas rapidamente, acionar suporte local e oferecer assistência emergencial em tempo real. Essa resposta rápida minimiza o impacto dos problemas e protege o colaborador.
Proteger os colaboradores em viagens a trabalho vai além do planejamento básico. Envolve análise de riscos, aplicação de boas práticas e, acima de tudo, contar com parceiros especializados.
Com o suporte de uma TMC como a Voetur, sua empresa garante mais segurança na viagem, eficiência e tranquilidade em cada deslocamento profissional.
Quer continuar aprendendo como tornar as viagens corporativas mais seguras, eficientes e estratégicas? Continue navegando no blog da Voetur e confira outros artigos sobre gestão de viagens corporativas.
