Imprevistos fazem parte da rotina das empresas, afinal, uma reunião pode ser adiada, um cliente pode cancelar um compromisso ou uma prioridade interna pode mudar completamente o planejamento de uma viagem. Quando isso acontece, uma remarcação e cancelamento de viagens corporativas deixa de ser apenas uma decisão operacional e passa a impactar diretamente os custos da empresa, a experiência do colaborador e a governança da operação. Esse cenário exige uma gestão estruturada.
Afinal, além das possíveis multas e diferenças tarifárias, existe outro desafio que muitas empresas enfrentam: controlar créditos de passagens, evitar perdas financeiras e garantir que todas as alterações estejam alinhadas à política de viagens.
Qual a diferença entre remarcação e cancelamento?
A remarcação acontece quando a viagem continua sendo necessária, mas precisa ocorrer em outra data, horário ou até mesmo em um destino diferente. Dependendo da tarifa contratada, podem existir custos adicionais, como taxas de alteração e diferenças tarifárias.
Já o cancelamento ocorre quando a viagem deixa de acontecer. Nesse caso, as condições variam conforme a política da companhia aérea e o tipo de tarifa adquirida. Em alguns casos, a empresa recebe créditos para utilização futura; em outros, pode haver reembolso parcial ou até perda do valor pago. Compreender essas diferenças é importante para tomar decisões mais estratégicas e evitar gastos desnecessários.
Os impactos financeiros vão além das multas
É comum associar remarcações apenas ao pagamento de taxas. Na prática, porém, os impactos costumam ser maiores, uma alteração pode gerar:
- pagamento de diferenças tarifárias;
- perda de créditos por falta de utilização;
- aumento dos custos da viagem;
- retrabalho para equipes financeiras e administrativas;
- dificuldade para auditar despesas;
- menor previsibilidade orçamentária.
Quando esses processos são controlados manualmente, torna-se ainda mais difícil acompanhar prazos, regras tarifárias e créditos disponíveis, aumentando o risco de desperdício.
A política de viagens é a primeira maneira para controlar
Uma política de viagens eficiente ajuda na definição de limites de gastos, mas também orienta como a empresa deve agir diante de mudanças de agenda e tantos outros detalhes. Entre os principais pontos que devem estar previstos estão:
- critérios para aprovar remarcações e cancelamentos;
- responsáveis pelas autorizações;
- tarifas que podem ser adquiridas;
- regras para utilização de créditos;
- procedimentos para prestação de contas.
Além de reduzir decisões individuais, essas diretrizes fortalecem o compliance e garantem maior transparência em toda a operação.
O que a ANAC estabelece sobre alterações e cancelamentos?
A Resolução nº 400 determina regras gerais para o transporte aéreo de passageiros. Entre os principais pontos estão:
- as condições para alteração ou cancelamento dependem do contrato de transporte e da tarifa adquirida;
- o passageiro pode solicitar reembolso, observadas as condições previstas para a tarifa;
- alterações realizadas pela própria companhia aérea podem gerar direitos adicionais, como reacomodação, reembolso integral ou execução do serviço por outro meio;
- em situações de atraso ou cancelamento operacional, a companhia deve prestar assistência material conforme o tempo de espera.
Essas regras estabelecem uma base regulatória, mas cada companhia aérea possui políticas comerciais próprias para remarcações, multas e utilização de créditos.
Nem sempre a tarifa mais barata representa economia
Buscar o menor preço continua sendo importante, mas essa decisão precisa considerar o contexto da empresa. Tarifas promocionais costumam oferecer pouca ou nenhuma flexibilidade para alterações. Em organizações que realizam viagens frequentes, uma única remarcação pode anular toda a economia obtida na compra inicial.
Um estudo realizado pela Global Business Travel Association (GBTA) em parceria com a Airlines Reporting Corporation (ARC) mostra que 63% dos programas de viagens corporativas não permitem a compra de tarifas Basic Economy, enquanto 79% ocultam essas tarifas em suas ferramentas de reserva. O principal motivo são as restrições relacionadas a alterações, cancelamentos e flexibilidade operacional.
Muitas organizações optam por tarifas que oferecem maior possibilidade de alteração, reduzindo impactos quando ocorrem mudanças na agenda.
Créditos esquecidos representam dinheiro parado
Sempre que uma passagem é cancelada, existe a possibilidade de geração de créditos, dependendo das regras tarifárias. O problema é que esses créditos normalmente possuem validade, restrições e condições específicas de utilização.
Sem uma gestão adequada, eles acabam sendo esquecidos enquanto novas passagens são emitidas, gerando perdas financeiras completamente evitáveis. Por isso, controlar bilhetes não utilizados deixou de ser apenas uma atividade administrativa e passou a fazer parte das estratégias de redução de custos das empresas.
Tecnologia contribui para uma gestão mais eficiente
Além das alterações solicitadas pelas empresas, mudanças também podem ocorrer por fatores operacionais. A ANAC publica mensalmente indicadores oficiais de atrasos e cancelamentos de voos regulares no Brasil, demonstrando que alterações fazem parte da dinâmica do transporte aéreo.
Outras plataformas de gestão de viagens permitem centralizar informações sobre reservas, aprovações, despesas e alterações em um único ambiente, oferecendo maior rastreabilidade dos processos e melhor acompanhamento da operação. Quando integradas à gestão de despesas e de créditos de passagens, essas soluções também reduzem atividades manuais e aumentam a visibilidade sobre os recursos investidos.
Como a Voetur Viagens ajuda empresas a gerenciar remarcações e cancelamentos
Em uma operação de viagens corporativas, uma remarcação ou cancelamento envolve muito mais do que alterar uma reserva. É preciso avaliar regras tarifárias, identificar as melhores alternativas disponíveis, acompanhar prazos, preservar créditos quando aplicável e garantir que todas as decisões estejam em conformidade com a política de viagens da empresa. Sem um processo estruturado, essas mudanças podem gerar retrabalho, custos adicionais e perda de visibilidade sobre a operação.
É nesse contexto que a Voetur Viagens atua como parceira estratégica das empresas, oferecendo uma equipe especializada em gestão de viagens corporativas, a empresa oferece suporte para conduzir alterações de forma ágil, reduzindo impactos na rotina dos gestores e proporcionando mais segurança aos viajantes. Entre os principais diferenciais estão:
- apoio consultivo na avaliação das melhores alternativas para cada alteração;
- acompanhamento das solicitações junto a companhias aéreas, hotéis e demais fornecedores;
- orientação sobre regras tarifárias, multas, reembolsos e utilização de créditos, de acordo com as condições de cada reserva;
- atendimento especializado para apoiar gestores e viajantes durante todo o processo;
- integração com soluções tecnológicas que oferecem maior controle da operação e visibilidade sobre despesas e aprovações.
Além disso, a Voetur conta com o Voesync, solução desenvolvida para a gestão de bilhetes não utilizados. A ferramenta permite acompanhar créditos gerados por passagens não voadas, facilitando seu reaproveitamento dentro das regras estabelecidas pelas companhias aéreas e contribuindo para uma gestão mais eficiente dos recursos destinados às viagens.
Enquanto a Voetur conduz toda a gestão da viagem, a Payfly centraliza despesas, aprovações e prestação de contas, oferecendo uma visão completa da jornada corporativa em um único ambiente. Além disso, o marketplace de viagens corporativas você pode realizar uma remarcação de viagem em 27 segundos.
Além da execução de remarcações e cancelamentos, a Voetur ajuda empresas a transformar situações inesperadas em processos organizados, com mais governança, transparência e eficiência operacional.
