Uma situação recorrente em viagens corporativas é o cancelamento de passagens. Na maioria dos casos, é realizada a remarcação, mas surgem imprevistos na agenda do colaborador e ele não utiliza a passagem. Muitas vezes a rotina corporativa apressada deixa essa situação de lado e as empresas não sabem para onde o valor daquela passagem foi.
Geralmente ele continua existindo na forma de crédito junto à companhia aérea. O problema é que esses créditos costumam não ser rastreados e com o passar dos meses, os créditos se espalham entre diferentes viajantes, fornecedores e reservas até serem esquecidos ou perderem a validade, refletindo no orçamento.
Nesse blogpost você poderá descobrir o que são bilhetes não voados, recuperação de créditos esquecidos e como ter visibilidade para manter essas situações no radar.
O que são bilhetes não voados?
Bilhetes não voados são passagens emitidas para viagens que, por algum motivo, não aconteceram, seja por cancelamentos de reuniões, alterações de agenda, mudanças de prioridades, desligamentos de colaboradores ou imprevistos operacionais fazem parte da rotina corporativa. Quando isso acontece, dependendo das regras tarifárias aplicadas, a passagem pode gerar um crédito para utilização futura.
O desafio é que esses créditos raramente ficam concentrados em um único local. Muitas vezes estão distribuídos entre diferentes companhias aéreas, viajantes e centros de custo, dificultando o acompanhamento por parte dos gestores de viagens corporativas.
O impacto financeiro dos créditos esquecidos
Quando o assunto é gestão de viagens corporativas, normalmente a atenção se concentra na negociação de tarifas, no cumprimento da política de viagens e no controle das despesas. Mas os recursos que já foram pagos e poderiam voltar para a operação por meio do reaproveitamento de créditos, costumam passar despercebidos.
Uma empresa que realiza dezenas ou centenas de viagens ao longo do ano inevitavelmente convive com cancelamentos e alterações. Sem um processo estruturado para monitorar esses eventos, o risco de perder créditos disponíveis aumenta consideravelmente. A consequência é a perda financeira direta, e a falta de controle que compromete análises gerenciais e dificulta a mensuração real dos investimentos em viagens corporativas.
Por que controlar bilhetes não voados é tão difícil?
Cada companhia aérea possui regras próprias para reembolso, reemissão e utilização de créditos. Também existem diferentes prazos de validade, restrições tarifárias e condições específicas que precisam ser acompanhadas, levando o problema além da identificação do cancelamento da viagem.
Quando esse controle depende exclusivamente de planilhas ou consultas manuais, a gestão se torna mais complexa e sujeita a falhas, exigindo mais tempo e atenção do gestor de viagens. Com o tempo, acompanhar cada crédito individualmente deixa de ser prioridade e muitos valores acabam sem utilização, gerando um prejuízo para a empresa.
Como o Voesync ajuda na recuperação desses créditos
A gestão de bilhetes não voados exige acompanhamento constante para identificar créditos disponíveis, monitorar prazos de utilização e evitar que valores fiquem sem aproveitamento. Quando esse controle depende de processos manuais, a visibilidade das informações se torna mais limitada e aumenta o risco de perda de oportunidades de economia.
Para auxiliar nesse processo por meio do monitoramento automatizado dos bilhetes após a data da viagem, a Voetur Viagens desenvolveu a ferramenta Voesync. A solução reúne informações em um único ambiente, permitindo acompanhar o status dos bilhetes, consultar relatórios e ter mais controle sobre créditos que podem ser utilizados em futuras emissões. Além de centralizar os dados, a ferramenta contribui para uma gestão mais ágil e transparente, reduzindo atividades operacionais e facilitando o acompanhamento das movimentações relacionadas aos bilhetes não voados.
Tecnologia e dados fazem diferença na gestão de viagens
A busca por automação, análise de dados e maior visibilidade das informações deixou de ser uma tendência para se tornar parte da rotina da gestão. Nesse cenário, acompanhar créditos de bilhetes não voados passa a integrar uma estratégia mais ampla de controle e otimização dos investimentos em viagens.
Ao armazenar informações, as ferramentas tecnológicas permitem reunir dados que normalmente estariam distribuídos entre companhias aéreas, reservas, relatórios e diferentes áreas da empresa. Isso facilita a consulta dos créditos disponíveis, o acompanhamento dos prazos de utilização e a identificação de oportunidades de reaproveitamento que poderiam passar despercebidas.
Outro benefício está na visualização das informações. Com os dados organizados em um único ambiente, gestores conseguem acompanhar movimentações com mais clareza, reduzir a dependência de controles manuais e ter uma visão mais completa dos recursos que ainda podem ser utilizados. Inclusive, empresas que investem em tecnologia na gestão de viagens corporativas tendem a ter mais facilidade para identificar oportunidades de economia, automatizar processos e melhorar a tomada de decisão.
Bilhetes não voados também são uma oportunidade de saving
Quando bem administrados, os créditos gerados por passagens não utilizadas podem contribuir para a redução dos custos do programa de viagens. Ao reaproveitar valores já disponíveis, a empresa reduz a necessidade de novos desembolsos e melhora o aproveitamento do orçamento destinado aos deslocamentos corporativos.
O controle dos bilhetes não voados não deve ser visto apenas como uma tarefa administrativa, mas como parte das iniciativas de saving e eficiência financeira, sendo um ponto positivo para a gestão de viagens.
Transforme créditos esquecidos em novas oportunidades
Bilhetes não voados fazem parte da rotina de praticamente qualquer programa de viagens corporativas. O que não precisa fazer parte dessa rotina é perder dinheiro por falta de acompanhamento. Com processos estruturados e apoio da tecnologia, é possível recuperar créditos, aumentar a visibilidade sobre os investimentos e aproveitar melhor os recursos destinados às viagens.
Quer entender como a Voetur Viagens pode ajudar sua empresa a recuperar créditos de bilhetes não voados e ter mais autonomia sobre as viagens corporativas? Entre em contato conosco e entenda como a centralização de dados e informações pode resultar em economia real.
Leia também: Como gerenciar bilhetes não voados de forma eficiente.
