A gestão de viagens corporativas ganha ainda mais importância diante do aumento dos custos do setor. Segundo a Global Business Travel Association (GBTA), os gastos globais com viagens corporativas devem chegar a US$ 1,71 trilhão em 2026, alta de 7,2%. No mesmo período, o número de viagens deve crescer apenas 1,3%, chegando a 1,84 bilhão.
Nesse cenário, reduzir custos sem comprometer a experiência dos viajantes e os objetivos do negócio exige planejamento, controle e uso inteligente de dados e tecnologia. A própria GBTA destaca a necessidade de maior visibilidade, controle e flexibilidade para lidar com a elevação dos custos.
Ao longo deste conteúdo, você vai entender o que é gestão de viagens corporativas, conhecer seus principais desafios e descobrir estratégias para otimizar processos e reduzir custos. Também vai conhecer como funciona a gestão de viagens da Voetur e seus principais diferenciais. Confira!
O que é gestão de viagens corporativas e por que ela é estratégica?
A gestão de viagens corporativas reúne processos, políticas, tecnologias e estratégias para planejar e controlar todas as etapas de uma viagem a trabalho. Isso inclui solicitação, aprovação, reserva, execução, prestação de contas e análise dos resultados.
Quando essas etapas são estruturadas de forma integrada, a empresa consegue ter mais controle sobre os gastos e, ao mesmo tempo, melhorar a experiência dos colaboradores. Entre os principais benefícios estão:
- Controle financeiro: acompanhamento das despesas e identificação de oportunidades para reduzir custos (saving financeiro).
- Eficiência operacional: automação de tarefas, redução de retrabalho e processos mais ágeis.
- Segurança do viajante: suporte durante a viagem, políticas claras e recursos para gestão de riscos.
- Dados estratégicos: uso de dashboards inteligentes, acesso a informações sobre gastos, destinos, fornecedores e comportamento dos viajantes para apoiar decisões.
- Conformidade: maior controle sobre o cumprimento das políticas internas, normas e exigências aplicáveis.
Assim, a gestão de viagens corporativas vai muito além da organização logística. Ela é uma ferramenta estratégica para otimizar recursos, reduzir riscos, aumentar a eficiência e proporcionar mais segurança aos colaboradores, contribuindo para que o orçamento destinado às viagens gere mais valor para o negócio.
Quais são os principais desafios da gestão de viagens e como superá-los?
A gestão de viagens corporativas envolve diferentes processos e pode gerar desafios relacionados a custos, controle, segurança e experiência do viajante. Conheça os principais e veja como superá-los:
Falta de centralização
Reservas, despesas e aprovações em diferentes canais dificultam o controle e aumentam o retrabalho.
Como superar: centralize as etapas da viagem em uma plataforma integrada, com informações acessíveis para gestores e viajantes.
Dificuldade no controle de despesas
Gastos fora da política e processos de reembolso pouco eficientes podem aumentar os custos da empresa.
Como superar: estabeleça limites de gastos, automatize políticas de gastos e aprovações e acompanhe despesas em tempo real.
Falta de dados atualizados
Relatórios desatualizados dificultam a identificação de desvios e a tomada de decisões.
Como superar: utilize um dashboard inteligente e ferramentas que integrem dados de reservas, despesas, pagamentos e indicadores de viagens, como por exemplo um sistema de gestão de despesas.
Baixa adesão à política de viagens
Quando as regras não são claras ou fáceis de seguir, aumentam os gastos fora da política.
Como superar: estabeleça procedimentos de viagens e diretrizes objetivas para passagens, hospedagem, transporte e despesas, além de automatizar alertas e aprovações.
Falta de suporte ao viajante
Cancelamentos, alterações de voos e outras situações inesperadas podem impactar o colaborador e gerar custos adicionais.
Como superar: ofereça atendimento especializado durante toda a jornada, combinando tecnologia e suporte humano.
Processos pouco integrados
Sistemas que não se comunicam dificultam o acompanhamento da viagem e aumentam o trabalho operacional.
Como superar: priorize soluções que integrem sistemas de reservas, aprovações, pagamentos, despesas e relatórios em uma única jornada.
Falta de transparência e conformidade
Processos sem controles adequados podem aumentar riscos financeiros, operacionais e relacionados à segurança.
Como superar: mantenha políticas documentadas, registros das transações e fornecedores alinhados a boas práticas de compliance e segurança.
Em conjunto, centralização, automação, dados e suporte especializado tornam a gestão de viagens mais eficiente. Essas práticas ajudam a controlar custos, reduzir riscos e melhorar a experiência dos colaboradores.
Quais estratégias ajudam a otimizar a gestão de viagens e reduzir custos?
Otimizar a gestão de viagens corporativas exige mais do que buscar tarifas menores. A empresa precisa combinar planejamento, políticas claras, tecnologia, negociação e análise de dados para controlar despesas sem comprometer a experiência do viajante.
Confira as principais estratégias:
1. Estabeleça uma política de viagens clara
Defina regras para passagens, hospedagem, transporte, alimentação, antecedência das reservas e limites de gastos. Uma política objetiva orienta os colaboradores e reduz despesas fora dos padrões estabelecidos.
2. Planeje as viagens com antecedência
Reservas antecipadas podem ampliar as opções disponíveis e facilitar a busca por tarifas mais competitivas. O planejamento também permite organizar melhor o orçamento e evitar custos relacionados a alterações de última hora.
3. Centralize reservas e despesas
Utilize uma plataforma integrada para concentrar reservas, aprovações, pagamentos, gestão de despesas corporativas e reembolsos. A centralização reduz retrabalho, facilita o controle e oferece maior visibilidade sobre os gastos.
4. Negocie com fornecedores
Consolide o volume de viagens para negociar melhores condições com companhias aéreas, hotéis, locadoras e outros fornecedores. A análise do histórico de compras ajuda a identificar onde existem oportunidades de negociação.
5. Monitore os gastos em tempo real
Acompanhe indicadores como custo por viagem, tarifas médias, antecedência das reservas, gastos por centro de custo e despesas fora da política. Dados atualizados permitem corrigir desvios rapidamente.
6. Use tecnologia para automatizar processos
Ferramentas de gestão de viagens podem automatizar solicitações, aprovações, reservas, pagamentos, prestação de contas e relatórios. Isso reduz tarefas manuais e melhora a eficiência operacional.
7. Analise dados para tomar decisões
Relatórios de viagens ajudam a identificar padrões de consumo, fornecedores mais utilizados, destinos com maior custo e oportunidades de economia. Com essas informações, o gestor pode ajustar políticas e estratégias com base em dados.
8. Equilibre economia e experiência do viajante
Reduzir custos não significa escolher sempre a opção mais barata. É importante considerar tempo, segurança, conforto, produtividade e necessidades do colaborador para encontrar o melhor custo-benefício.
9. Conte com suporte especializado
Uma equipe especializada pode auxiliar na organização das viagens, solucionar imprevistos e orientar gestores e viajantes. O suporte adequado contribui para gerenciar riscos e evitar custos decorrentes de problemas durante a viagem.
Como escolher uma empresa de gestão de viagens corporativas?
Antes de contratar uma empresa de gestão de viagens corporativas, é importante avaliar mais do que preço e variedade de serviços. A escolha deve considerar a capacidade da empresa de reduzir custos, oferecer suporte, integrar tecnologia e atender às necessidades específicas do negócio.
Confira os principais critérios:
- Experiência no mercado: avalie histórico, especialização e carteira de clientes.
- Tecnologia integrada: verifique se a solução centraliza reservas, aprovações, despesas e relatórios.
- Atendimento 24 horas: garanta suporte ao viajante antes, durante e depois da viagem.
- Capacidade de negociação: analise condições e tarifas negociadas com fornecedores.
- Gestão baseada em dados: priorize relatórios e indicadores para acompanhar custos e desempenho.
- Segurança e compliance: confira políticas de proteção de dados, segurança e conformidade.
- Personalização: escolha uma empresa capaz de adaptar soluções às políticas e necessidades do negócio.
- Cobertura e fornecedores: avalie a oferta de destinos, hotéis, voos e serviços de mobilidade.
- Experiência do viajante: considere facilidade de uso, canais de atendimento e suporte em imprevistos.
- Custo-benefício: compare não apenas preços, mas também serviços, tecnologia e potencial de economia.
Gestão de viagens corporativas com a Voetur: serviços, diferenciais e por que escolher?
Com mais de 40 anos de experiência, a Voetur está entre as principais TMCs do Brasil e combina atendimento especializado, tecnologia integrada e gestão baseada em dados.
Com atuação em mais de 140 países e a integração de soluções de viagens corporativas, eventos e mobilidade, a Voetur oferece uma gestão completa e adaptada às necessidades de cada empresa.
Quais serviços a Voetur oferece?
- Gestão de viagens corporativas: planejamento e organização de viagens de negócios de acordo com as políticas da empresa.
- Reservas corporativas: suporte na contratação de passagens aéreas, hospedagem, transporte e outros serviços.
- Atendimento especializado: suporte aos viajantes para solicitações, alterações e imprevistos, além da atuação com concierge no aeroporto.
- Tecnologia para gestão: ferramentas para facilitar reservas, processos e acompanhamento das viagens.
- Gestão e análise de dados: informações para acompanhar e fazer auditoria de gastos, identificar padrões e apoiar decisões.
- Soluções de mobilidade: alternativas para facilitar o deslocamento dos colaboradores durante as viagens.
- Gestão de eventos corporativos: suporte para empresas que precisam integrar viagens, eventos e experiências.
Escolher a Voetur significa contar com uma parceira para centralizar a gestão de viagens, controlar despesas, otimizar processos e oferecer suporte aos viajantes.
Conclusão:
Ao longo do texto você viu que uma gestão de viagens corporativas eficiente combina planejamento, controle de custos, tecnologia e suporte especializado para gerar mais eficiência e segurança.
Com experiência, soluções integradas e atuação internacional, a Voetur é parceira estratégica para empresas que buscam otimizar sua operação.
Conheça as soluções da agência de viagens corporativas da Voetur e encontre a melhor estratégia para o seu negócio.
