A gestão financeira das viagens corporativas envolve diferentes categorias de despesas, fornecedores, colaboradores, formas de pagamento e etapas de aprovação, com passagens aéreas, hospedagem, transporte, alimentação que precisam seguir regras definidas pela empresa e, ao mesmo tempo, ser registradas de maneira que permitam acompanhar como os recursos estão sendo utilizados.
Uma pesquisa da GBTA (Global Business Travel Association) aponta que 32% dos gestores de viagens corporativas relatam políticas mais rígidas em suas empresas, o que demonstra um movimento em busca por maior controle, mas evidencia que mecanismos efetivos de acompanhamento para os programas de viagens, como a auditoria de gastos, são cada vez mais essenciais.
Para que tudo ocorra bem, a auditoria de gastos pode ser utilizada como parte da rotina de controle da empresa, pois o processo permite analisar despesas realizadas, verificar sua conformidade com a política de viagens, identificar inconsistências em reembolsos e encontrar situações que precisam de uma avaliação mais detalhada. A auditoria de gastos também pode mostrar onde os processos ainda apresentam falhas, como despesas fora da política, aprovações realizadas de forma inadequada, documentos inconsistentes ou padrões recorrentes de exceção que podem indicar a necessidade de rever regras e fluxos internos.
Por isso, uma auditoria de gastos em viagens não precisa acontecer apenas depois que uma despesa já foi realizada, contando com políticas claras, critérios de aprovação, indicadores e tecnologia, parte dos controles para acompanhar a operação desde a solicitação até a prestação de contas. Neste artigo, veja como estruturar o processo de auditoria de gastos, identificar possíveis irregularidades e utilizar dados para fortalecer o compliance e a governança.
O Que É Auditoria De Gastos Em Viagens E Qual A Sua Importância?
A auditoria de gastos em viagens consiste na análise das despesas relacionadas aos deslocamentos corporativos para verificar se elas estão de acordo com as políticas, regras e procedimentos estabelecidos pela empresa, podendo envolver reservas, pagamentos, reembolsos, comprovantes, aprovações e demais registros financeiros relacionados à viagem, permitindo comparar o que foi realizado com os critérios definidos internamente e identificar situações que precisam ser corrigidas ou investigadas.
Entre os principais objetivos da auditoria de gastos estão:
- Aumentar o controle financeiro: acompanhar como as despesas são realizadas e verificar sua relação com o orçamento previsto;
- Identificar inconsistências: encontrar diferenças entre valores registrados, comprovantes, reservas e informações apresentadas nos processos de reembolso;
- Reduzir desperdícios: localizar despesas desnecessárias, recorrências e oportunidades de melhoria nos processos;
- Fortalecer o compliance: verificar se colaboradores e responsáveis estão seguindo as políticas e os fluxos estabelecidos;
- Ampliar a transparência: manter registros que permitam acompanhar as decisões, aprovações e despesas realizadas;
- Apoiar a governança: utilizar as informações da auditoria para revisar processos, políticas e critérios de controle.
Auditoria De Gastos, Compliance E Governança Corporativa: Qual A Relação?
Governança e compliance nas viagens corporativas dependem de processos que possam ser acompanhados e verificados, isso envolve desde a definição de limites e critérios até o registro das despesas e a análise dos resultados.
Uma política de viagens estabelece quais despesas são permitidas, quais limites devem ser respeitados e em quais situações uma aprovação adicional é necessária, enquanto a auditoria de gastos permite verificar se essas regras estão sendo aplicadas na prática. A rastreabilidade também tem um papel importante, pois quando solicitações, aprovações, reservas e despesas ficam registradas, fica mais fácil entender quem realizou cada etapa, quais critérios foram utilizados e onde ocorreu determinada exceção, com esse histórico ajudando a identificar desvios recorrentes e fornecendo informações para que os gestores possam ajustar processos, reforçar orientações ou atualizar a própria política de viagens.
Como Implementar Auditoria De Gastos Em Viagens Corporativas?
Defina Uma Política De Viagens Clara
O primeiro passo para a auditoria de gastos é estabelecer regras objetivas para as principais categorias de despesas, definindo limites, categorias permitidas, fornecedores, prazos, critérios de aprovação e procedimentos para exceções, mantendo todas as informações documentadas e acessíveis aos colaboradores. Dessa maneira, além de manter a clareza e visualização disponível a todos, também é possível utilizar a política de viagens como referência para as análises realizadas posteriormente.
Estabeleça Critérios E Fluxos De Aprovação
Depois de definir as regras, determine quem pode solicitar, aprovar e analisar cada tipo de viagem ou despesa, com os critérios podendo considerar valores, centros de custo, áreas ou situações específicas. Com as responsabilidades definidas, fica mais simples acompanhar as aprovações, localizar dados e identificar processos que foram realizados fora do fluxo estabelecido.
Centralize Reservas E Despesas
Reservas, pagamentos, comprovantes, reembolsos e aprovações reunidas em um mesmo ambiente facilitam o acompanhamento das informações da operação, podendo relacionar facilmente às solicitações específicas e reduzindo a necessidade de consultar diferentes fontes, e melhorando também a rastreabilidade das informações utilizadas durante a auditoria.
Defina Indicadores De Acompanhamento
Escolha indicadores que permitam acompanhar custos, adesão à política, exceções e desempenho dos processos, esses dados ajudam a identificar comportamentos recorrentes e categorias que precisam de maior atenção, facilitando a implementação de melhorias e aprimoramento da política de viagens com o tempo.
Automatize Verificações E Controles
A tecnologia pode comparar informações, validar documentos, aplicar regras e sinalizar situações que precisam de análise, e utilizar disso para reduzir a dependência de conferências manuais e direcionar a equipe para os casos que realmente exigem avaliação otimiza o tempo gasto nas operações, que pode ser redirecionado para outras etapas do processo.
Realize Auditorias Periodicamente
A auditoria não deve ser uma atividade realizada somente quando surge um problema, implementar revisões periódicas ajuda a acompanhar a evolução da operação, identificar novos padrões e verificar se os controles continuam funcionando, garantindo um fluxo contínuo de melhorias e aprimoramentos.
Analise Os Resultados E Revise Os Processos
Os resultados encontrados devem voltar para a gestão, para realização de uma análise de dados, observando a constância das ações. Se determinada exceção aparece repetidamente, por exemplo, pode ser necessário revisar a regra, ajustar o fluxo ou orientar novamente os colaboradores.
Como Detectar Fraudes Em Reembolsos De Viagens Empresariais?
Políticas claras, registros completos, fluxos de aprovação e auditorias periódicas formam uma estrutura de controle que reduz os riscos relacionados aos reembolsos e alguns comportamentos podem indicar que um reembolso precisa de uma análise mais detalhada, entre eles estão: despesas duplicadas, valores incompatíveis com os comprovantes, documentos inconsistentes e despesas realizadas fora da política ou do período da viagem.
Também é importante observar padrões, como uma sequência de solicitações semelhantes, valores muito próximos do limite permitido ou despesas recorrentes em situações específicas que podem justificar uma verificação adicional. Na Payfly, a validação automática de notas fiscais por inteligência artificial acrescenta uma camada de conferência ao processo, ajudando a identificar inconsistências nos documentos que poderiam passar despercebidas em uma conferência manual. O objetivo não é presumir que uma divergência represente fraude, mas criar mecanismos para identificar situações que precisam ser verificadas.
Quais Indicadores Acompanhar Na Auditoria De Gastos Em Viagens?
Os indicadores ajudam a transformar os dados da operação em informações que podem ser utilizadas pelos gestores. Entre os principais estão:
- Despesas por categoria: permite identificar como os recursos estão distribuídos entre transporte, hospedagem, alimentação e outras categorias;
- Custo médio por viagem: mostra a evolução dos custos e facilita comparações ao longo do tempo;
- Custo por colaborador: ajuda a identificar diferenças de comportamento ou de perfil de viagem;
- Percentual de despesas dentro da política: indica o nível de adesão às regras estabelecidas;
- Índice de exceções: mostra a frequência com que despesas ou solicitações precisam sair do fluxo padrão;
- Despesas recusadas: permite acompanhar quais tipos de solicitação ou reembolso apresentam maior índice de não conformidade;
- Tempo de aprovação e reembolso: ajuda a identificar etapas que podem estar causando atrasos no processo.
Quando analisados em conjunto, esses indicadores permitem identificar desvios, acompanhar a aplicação das políticas e direcionar melhorias nos processos.
Como As Soluções Da Voetur Apoiam Empresas Na Auditoria E No Controle De Gastos Em Viagens?
Na Voetur, a tecnologia concentra diferentes informações da operação e facilita o acompanhamento dos controles da empresa, combinando ferramentas digitais, dados e gestão especializada.
- Dashboard inteligente: reúne informações de viagens, despesas, políticas e indicadores para facilitar o acompanhamento da operação e a identificação de desvios.
- Gestão de despesas: permite registrar, validar e acompanhar despesas corporativas, mantendo as informações organizadas para consulta e análise.
- Automação de políticas e aprovações: possibilita configurar regras, responsáveis e critérios para direcionar as solicitações conforme os parâmetros definidos pela empresa.
- Saving financeiro: utiliza análise de dados e acompanhamento da operação para identificar oportunidades de redução de custos e melhoria dos processos.
- Integração de dados: conecta informações de diferentes etapas da viagem e facilita a análise conjunta de reservas, despesas, pagamentos e indicadores.
- Utilizando desses recursos com a atuação especializada na gestão de viagens corporativas, a empresa passa a ter mais visibilidade sobre a operação e melhores condições para acompanhar o cumprimento das políticas, identificar inconsistências e revisar processos.
Controle Para Uma Gestão Mais Segura
A auditoria de gastos em viagens permite acompanhar despesas, identificar inconsistências, prevenir riscos e fortalecer as práticas de compliance e governança, por meio de políticas claras, fluxos definidos, indicadores e tecnologia que fazem com que esse controle seja parte da própria gestão da viagem, e não apenas da conferência posterior. A Voetur Viagens combina tecnologia, dados, processos e gestão especializada para apoiar empresas na construção de uma operação mais integrada e transparente.
Conheça as soluções da Voetur para viagens corporativas e veja como fortalecer o controle da sua operação.
