Quando se fala sobre compliance em viagens corporativas, é comum que o foco se vire imediatamente para as etapas de reservas para passagens aéreas, hotelarias, seguros etc., mas a operação de uma viagem corporativa envolve uma série de decisões além dessas, tendo uma necessidade de atenção maior do que se imagina. Solicitação, aprovação, reserva, escolha de fornecedores, aplicação de acordos comerciais, pagamentos, despesas e acompanhamento do viajante fazem parte de uma mesma operação, mesmo quando são conduzidos por áreas ou sistemas diferentes.
Quanto mais etapas existem, maior é a necessidade de estabelecer critérios para cada uma delas, buscando manter um fluxo que se adeque ao planejamento de viagens. A empresa precisa definir quem pode realizar aprovações, quais regras devem ser aplicadas às reservas, como os fornecedores são acompanhados, de que maneira as despesas são registradas e quais informações ficam disponíveis para consulta. É nesse conjunto de processos que entram a transparência e o compliance em viagens corporativas, que estão relacionados ao cumprimento das políticas e normas da empresa, ao registro das operações e à possibilidade de verificar como as decisões foram tomadas e quais condições foram aplicadas em cada etapa.
Uma estrutura bem-organizada também facilita a identificação de pontos que precisam ser revisados, analisando processos, controles, fornecedores, acordos comerciais e dados da operação, a empresa consegue entender onde existem riscos e quais procedimentos podem ser aprimorados. Nesse artigo, você poderá entender um pouco mais sobre o compliance em viagens corporativas, seu impacto, práticas para ter maior segurança, e como a Voetur Viagens pode te ajudar a aprimorar sua governança.
O que é o compliance em viagens corporativas?
Compliance significa atuar de acordo com leis, normas, políticas e procedimentos estabelecidos, e nas viagens corporativas, isso envolve diferentes partes da jornada, desde a solicitação feita pelo colaborador até a prestação de contas realizada depois do deslocamento. A política de viagens costuma estabelecer regras para categorias de transporte e hospedagem, limites de despesas, fornecedores preferenciais, antecedência para reservas, níveis de aprovação e outras condições, com o processo de compliance sendo inserido na aplicação dessas regras e no acompanhamento das operações realizadas.
Se uma viagem ultrapassa determinado limite ou não atende aos critérios definidos pela empresa para fluxos de aprovação, por exemplo, o processo precisa direcioná-la para a aprovação correspondente e o registro dessa decisão também precisa permanecer disponível para consulta. O mesmo vale para fornecedores e acordos comerciais, se a empresa possui condições negociadas com companhias aéreas, hotéis ou outros parceiros, é necessário acompanhar sua aplicação nas reservas realizadas.
Por isso, o compliance em viagens corporativas envolve tanto as regras que orientam a operação quanto os mecanismos utilizados para acompanhar seu cumprimento, e são um pilar de grande importância para garantir a segurança e governança da empresa nesse aspecto.
Transparência e rastreabilidade se complementam
Uma gestão transparente permite acompanhar o caminho percorrido por uma operação, tendo acesso às informações necessárias para entender uma solicitação, identificar quem realizou uma aprovação, consultar as condições utilizadas em uma reserva e verificar os registros relacionados às despesas. A rastreabilidade complementa esse processo ao manter um histórico das movimentações de uma viagem, na possibilidade de existir alterações de datas, cancelamentos, remarcações, créditos, mudanças de tarifa e diferentes etapas de aprovação. Quando essas informações ficam registradas, é possível consultar o histórico da operação posteriormente.
Outro ponto que deve ser observado atentamente: a transparência também se aplica à relação entre a empresa e sua agência de viagens. O cliente precisa conseguir consultar informações sobre fornecedores, acordos comerciais, tarifas, créditos e processos realizados em seu nome. A Voetur Viagens destaca justamente a importância dessa visibilidade em sua abordagem de governança, avaliando processos, controles, gestão de créditos e aplicação de acordos comerciais, permitindo identificar como essas etapas estão estruturadas na operação.
Quais pontos merecem atenção na gestão de viagens?
Algumas áreas concentram uma quantidade maior de informações e decisões, por isso, devem ser observadas mais atentamente para uma análise de governança mais completa.
Políticas e fluxos de aprovação
A política de viagens precisa estar refletida no processo utilizado pelos colaboradores e gestores, com uma definição clara e aplicável de limites, categorias permitidas, fornecedores, prazos e critérios de aprovação. Também é necessário acompanhar as exceções, de maneira que se uma solicitação não se atenha as regras estabelecidas, o processo consiga indicar quem pode analisar e aprovar aquela situação.
Fornecedores e acordos comerciais
A contratação de fornecedores envolve condições comerciais que precisam ser acompanhadas ao longo da operação, pois tarifas negociadas, acordos, benefícios e condições específicas podem fazer parte da estratégia de viagens da empresa. O controle dessas informações permite verificar se as condições estabelecidas estão sendo utilizadas nas reservas e se os acordos continuam adequados às necessidades da operação.
Gestão de créditos
Cancelamentos e alterações podem gerar créditos de passagens que permanecem disponíveis para utilização posterior, tornando necessário os registros e acompanhamento para que a empresa saiba sua origem, validade, valor e como usar. Sem um processo específico para essa gestão, informações sobre créditos podem ficar dispersas entre diferentes registros e dificultar o acompanhamento, gerando custos desnecessários que muitas vezes se tornam invisíveis.
Despesas e prestação de contas
As despesas relacionadas às viagens também precisam seguir critérios definidos pela empresa, com documentos, valores, categorias, aprovações e registros fazendo parte do processo de prestação de contas. Quando essas informações estão integradas à jornada da viagem, fica mais fácil relacionar cada despesa ao deslocamento correspondente e consultar o histórico da operação.
Dados dos viajantes
A gestão de viagens envolve dados pessoais dos colaboradores, incluindo informações utilizadas para reservas, contatos e acompanhamento do deslocamento, de maneira que seja necessário seguir regras internas e critérios de segurança para acessar esses dados. A empresa também precisa definir quais áreas e profissionais podem consultar ou utilizar determinadas informações, considerando as responsabilidades de cada função.
Como criar processos mais seguros para as viagens corporativas?
A segurança da operação começa pela definição de procedimentos que possam ser aplicados no dia a dia. Algumas práticas podem ser incorporadas à rotina da gestão para gerar melhorias:
- Centralize as informações: mantenha solicitações, aprovações, reservas, pagamentos, despesas e demais registros em sistemas ou processos integrados, evitando que informações importantes fiquem distribuídas entre e-mails, planilhas e mensagens.
- Defina responsabilidades: estabeleça quem solicita, analisa, aprova, reserva e acompanha cada etapa, também determinando quais situações precisam de aprovação adicional ou tratamento específico.
- Integre as políticas aos processos: as regras da empresa precisam aparecer nos fluxos utilizados para solicitar e aprovar viagens. Se mais etapas dependerem de conferência manual, maior é a necessidade de acompanhamento das equipes responsáveis.
- Registre as decisões: mantenha o histórico das aprovações, alterações, reservas e demais movimentações relacionadas às viagens, permitindo consultar as informações posteriormente, seja em análise de dados ou melhorias futuras.
- Acompanhe fornecedores: monitore a utilização de acordos comerciais, tarifas negociadas, condições contratadas e demais informações relacionadas aos parceiros da operação.
- Monitore indicadores: acompanhe dados de reservas, despesas, fornecedores, créditos, aprovações e utilização da política para identificar alterações no comportamento da operação.
A tecnologia pode melhorar o compliance?
Sistemas de gestão de viagens podem incorporar parte das regras da empresa aos próprios processos, ajudando a não depender exclusivamente de conferências realizadas depois de uma reserva ou despesa, com algumas verificações podendo acontecer durante a execução da operação.
Plataformas integradas podem centralizar solicitações, aprovações, reservas, pagamentos e despesas, mantendo os registros associados ao processo correspondente. Fluxos configuráveis também permitem direcionar solicitações de acordo com critérios definidos pela empresa. Na gestão de despesas, por exemplo, recursos de validação, conciliação e prestação de contas podem ser incorporados ao processo, enquanto os dashboards e relatórios permitem acompanhar indicadores da operação e consultar informações para análises.
A Voetur Viagens oferece soluções digitais para gestão de viagens e despesas, com recursos de acompanhamento de reservas, aprovações, despesas e indicadores, além de suporte especializado durante a jornada do viajante, com a tecnologia passando a fazer parte da estrutura de controle, junto com políticas, procedimentos e responsabilidades.
Como avaliar a governança da sua operação
Antes de implementar novos controles de compliance em viagens corporativas, é necessário entender como os processos funcionam atualmente. Uma avaliação pode considerar perguntas como:
- Sua empresa possui uma política formal de viagens?
- A empresa possui controles para prevenção de fraudes ou irregularidades?
- Os fluxos de aprovação definidos são aderidos?
- Sua empresa consegue visualizar todos os custos de viagens em um único ambiente?
- Você consegue acompanhar os créditos de bilhetes não voados?
- Você possui algum processo de auditoria com a sua agência de viagens?
- Sua agência comprova o acesso aos melhores acordos comerciais?
A análise desses pontos mostra como a governança está estruturada na prática. Também pode revelar diferenças entre o procedimento definido pela empresa e aquilo que acontece durante a rotina.
Diagnóstico de governança em viagens da Voetur Viagens
Reforçando a importância da governança, transparência e compliance em de viagens corporativas, a Voetur Viagens desenvolveu um Diagnóstico de Governança gratuito para empresas que querem avaliar seus processos e identificar pontos de atenção na operação. A avaliação considera aspectos relacionados a processos, controles, gestão de créditos, aplicação de acordos comerciais e oportunidades de melhoria, oferecendo uma visão ampla sobre o nível de governança da gestão de viagens e os pontos que podem ser analisados com mais atenção.
A iniciativa faz parte de uma estrutura com foco em compliance e governança da Voetur. A TMC conta com uma Compliance Manager dedicada e um DPO próprio, além de processos relacionados à proteção de dados, auditoria de fornecedores e acompanhamento de práticas de conformidade. A Voetur também possui três certificações da T&E Consulting relacionadas a processos de acordos comerciais, aplicação de tarifas e gestão de créditos de passagens aéreas, que fazem parte da estrutura de controles apresentada pela empresa.
O diagnóstico é gratuito e online, pode ser realizado por empresas que desejam entender melhor como estão estruturados seus processos de governança em viagens, e você pode acessá-lo aqui.
Aprimore seu compliance em viagens corporativas
Compliance e transparência fazem parte de diferentes etapas da gestão de viagens corporativas, desde a aplicação da política e aprovação das solicitações até o acompanhamento de fornecedores, créditos, despesas e dados. Processos definidos, registros acessíveis e controles adequados permitem acompanhar a operação com mais clareza e identificar pontos que precisam ser revisados.
Para entender como está a governança da sua operação, faça gratuitamente o Diagnóstico de Governança em Viagens da Voetur e identifique os principais pontos de atenção.
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