A gestão de viagens e despesas ganha importância estratégica à medida que o mercado de viagens corporativas brasileiro cresce e amplia o desafio das empresas de controlar gastos sem comprometer a mobilidade dos colaboradores.
De acordo com o 2026 Business Travel Index (BTI), da GBTA, citado pela Agência Gov, o Brasil apresenta a maior taxa de crescimento projetada para 2026 entre os 15 principais mercados globais de viagens corporativas, de 13,8%, com gastos previstos de US$ 35,8 bilhões até o fim do ano.
Diante desse cenário, dados, políticas claras e maior visibilidade sobre os gastos tornam-se fundamentais para melhorar a eficiência e a previsibilidade dos programas de viagens.
Ao longo deste conteúdo, você entenderá como a tecnologia contribui para automatizar a operação e como a Payfly pode apoiar as empresas nessa transformação, proporcionando mais controle, eficiência e inteligência na gestão dos gastos corporativos. Continue a leitura!
Como a tecnologia automatiza a operação de gestão de viagens e despesas?
A tecnologia automatiza a gestão de viagens e despesas ao centralizar etapas que tradicionalmente dependem de processos manuais e ferramentas separadas.
Em uma única plataforma, é possível conectar solicitações de viagens, aprovações, reservas, pagamentos, prestação de contas e acompanhamento dos gastos, reduzindo retrabalho e aumentando o controle sobre toda a jornada.
Entre as principais possibilidades de automação estão:
- Solicitações e aprovações: criação de fluxos automáticos de acordo com valores, centros de custo, cargos e regras internas.
- Aplicação da política de viagens: parâmetros e limites podem ser incorporados ao sistema, ajudando a identificar ou impedir gastos fora da política.
- Gestão de despesas: registros, comprovantes e informações das transações ficam centralizados, simplificando a prestação de contas.
- Conciliação de gastos: dados de pagamentos e despesas podem ser cruzados automaticamente, reduzindo conferências manuais e erros.
- Integração com sistemas corporativos: a conexão com ERPs e outras ferramentas financeiras reduz a necessidade de inserir as mesmas informações em diferentes sistemas.
- Monitoramento e relatórios: dashboards consolidam dados de viagens e despesas, permitindo acompanhar custos, padrões de consumo, orçamento e oportunidades de economia.
- Controle em tempo real: gestores ganham mais visibilidade sobre os gastos à medida que eles acontecem, facilitando ações corretivas e decisões mais rápidas.
Com esses recursos, a tecnologia transforma a gestão de viagens e despesas em um processo mais integrado, rastreável e orientado por dados, liberando as equipes de tarefas operacionais para que possam se concentrar na análise de custos, no compliance e na tomada de decisões estratégicas.
Como a Payfly ajuda na gestão de viagens e despesas?
A Payfly ajuda na gestão de viagens corporativas e despesas ao integrar, em uma única plataforma, diferentes etapas da jornada corporativa, desde o planejamento e a contratação dos serviços até o pagamento, a prestação de contas e a análise dos gastos.
Na prática, a solução conecta a operação de viagens à gestão financeira. A empresa pode concentrar serviços como passagens aéreas e rodoviárias, hospedagens, transfers, aluguel de carros, seguros, câmbio, vistos e eSIM, além de administrar despesas relacionadas aos deslocamentos.
Essa integração permite que solicitações, políticas de viagens, aprovações, pagamentos e informações financeiras façam parte de um fluxo conectado. Em vez de depender de planilhas, e-mails e diferentes sistemas, gestores e colaboradores passam a utilizar um dashboard inteligente em um ambiente centralizado para executar e acompanhar os processos.
A tecnologia também automatiza atividades operacionais e organiza os dados gerados ao longo da jornada. Dessa forma, a gestão de viagens e despesas torna-se mais simples, rastreável e integrada às necessidades financeiras e administrativas da organização.
Mais do que digitalizar tarefas isoladas, a Payfly conecta viagens, despesas, pagamentos e dados, criando uma estrutura única para que a empresa gerencie toda a operação.
Quais os principais benefícios que a Payfly oferece para as empresas?
Ao integrar viagens e despesas em uma mesma solução, a Payfly oferece recursos que ajudam empresas a aumentar o controle, fortalecer o compliance, melhorar a experiência dos colaboradores e tomar decisões mais orientadas por dados.
Conheça os principais diferenciais da Payfly para outros sistemas de gestão de despesas:
1 – Marketplace completo e personalizável
A Payfly funciona como um marketplace que reúne diferentes serviços necessários à viagem corporativa. Cada empresa pode personalizar a plataforma de acordo com sua operação, definindo módulos, serviços disponíveis, políticas de viagem, fluxos de aprovação e perfis de acesso.
Assim, a tecnologia se adapta às regras e particularidades de organizações com diferentes estruturas e necessidades.
2 – Transparência e compliance em cada etapa
A Payfly conta com auditoria em tempo real e alertas nativos de conformidade, além de certificações da T&E Consulting em áreas estratégicas da gestão de viagens corporativas.
Esses recursos ampliam a transparência sobre tarifas aplicadas, créditos, reembolsos de passagens e bilhetes não voados, ajudando a identificar inconsistências e desperdícios. Como resultado, a empresa fortalece o compliance e a governança e proporciona maior segurança para gestores e áreas financeiras.
3 – Gestão de despesas com inteligência artificial
A Payfly digitaliza a prestação de contas por meio de recursos como digitalização de recibos, validação com inteligência artificial e geração de relatórios.
O Cartão Corporativo Payfly complementa essa gestão ao permitir o acompanhamento dos gastos em tempo real e a conciliação unificada. Também é possível inserir outros cartões corporativos e pessoais na plataforma, ampliando a centralização das informações financeiras.
4 – Aprovações integradas ao WhatsApp
Solicitações que antes poderiam ficar paradas em caixas de e-mail podem ser enviadas diretamente pelo WhatsApp. O gestor recebe a notificação e realiza a aprovação de forma rápida, sem precisar acessar outro sistema.
O recurso reduz etapas do processo e ajuda a evitar atrasos que podem impactar reservas, tarifas e a própria viagem.
5 – Dados e inteligência para decisões estratégicas
Por meio da integração com sistemas de ERP e BI, a Payfly consolida informações da operação e utiliza inteligência artificial para enriquecer análises e relatórios.
Os dados permitem acompanhar indicadores, comportamento dos gastos, cumprimento das políticas e oportunidades de otimização. Dessa forma, gestores passam a contar com informações mais confiáveis para orientar decisões relacionadas a orçamento, custos e utilização dos recursos.
6 – Duty of Care e acompanhamento do viajante
Com o sistema Live, a empresa pode acompanhar seus viajantes em tempo real, fortalecendo as práticas de Duty of Care.
Em situações que possam comprometer uma viagem, como crises políticas, eventos geográficos ou condições climáticas adversas, a organização consegue identificar os profissionais potencialmente impactados e estabelecer contato rapidamente, aumentando a capacidade de resposta e a segurança dos colaboradores.
7 – Atendimento 24/7 aliado à inteligência artificial
A tecnologia é complementada pelo atendimento humano. Os clientes contam com suporte 24 horas por dia, sete dias por semana, realizado por consultores especializados que utilizam inteligência artificial para agilizar processos e solucionar demandas.
A combinação entre tecnologia e atendimento especializado é especialmente importante diante de alterações, cancelamentos, imprevistos e outras situações que exigem suporte durante a viagem.
Simplifique a gestão de viagens e despesas com a Payfly
A Payfly é um investimento da Voetur Viagens, que possui mais de 40 anos de experiência no mercado de viagens corporativas. Esse know-how contribui para uma solução desenvolvida a partir dos desafios enfrentados por empresas, gestores e viajantes.
Ao combinar gestão de viagens e despesas, automação, inteligência artificial, compliance, dados e atendimento especializado, a Payfly ajuda empresas a construir operações mais eficientes e obter maior controle sobre seus recursos.
Conclusão:
Como você viu, integrar a gestão de viagens e despesas permite às empresas ter uma visão mais completa da operação, identificar oportunidades de economia e tomar decisões mais estratégicas.
Nesse cenário, a Payfly se posiciona como parceira das organizações que buscam transformar a maneira como administram viagens e gastos corporativos.
