Quando uma empresa busca reduzir os custos com viagens corporativas, renegociar tarifas com companhias aéreas e hotéis costuma estar entre as primeiras iniciativas. Mas existe uma etapa anterior que pode revelar oportunidades importantes de economia: entender a antecedência na compra de passagens na própria organização.
Com que antecedência os colaboradores reservam as passagens? Quais são os destinos mais frequentes? Quais companhias aéreas concentram as emissões? Quantas viagens são solicitadas em cima da hora?
Todas essas informações ajudam a identificar padrões de comportamento que influenciam diretamente os gastos e que nem sempre aparecem nos relatórios financeiros consolidados.
Por que a antecedência de compra faz diferença?
O momento da compra influencia as opções disponíveis para uma viagem corporativa. Conforme a demanda e a disponibilidade de assentos, as tarifas podem variar, assim como os horários e as condições oferecidas pelas companhias aéreas.
Quando a solicitação acontece com antecedência, a empresa tende a ter mais tempo para comparar alternativas, avaliar diferentes horários e encontrar opções compatíveis com a agenda do viajante e com o orçamento previsto. Já as compras de última hora podem restringir essas possibilidades e dificultar a escolha de uma alternativa mais econômica.
Isso não significa que exista um prazo universal capaz de garantir a menor tarifa. O comportamento dos preços depende de fatores como rota, período, demanda e disponibilidade. A antecedência, porém, amplia a margem de decisão e permite que a empresa organize melhor suas compras.
O ponto central é entender se as emissões estão acontecendo no momento mais adequado para a realidade de cada operação. Para isso, observar o prazo médio entre a reserva e o embarque é um primeiro passo. Mais do que estabelecer uma regra genérica, a empresa precisa conhecer seus próprios padrões e avaliar como eles afetam os custos.
O que os dados revelam sobre as oportunidades de economia?
Segundo uma análise apresentada pela Voetur o gasto anual consolidado, embora importante, não explica sozinho como os recursos estão sendo utilizados. Uma empresa pode saber quanto desembolsou com passagens aéreas ao longo do ano sem conseguir identificar quantas emissões foram feitas de última hora, quais rotas concentram os maiores custos ou quais comportamentos aumentam a exposição a tarifas menos favoráveis.
Para Carolina Gaete, diretora comercial da Voetur Viagens e embaixadora da ALAGEV em São Paulo, compartilhar essas informações desde o início permite que o fornecedor compreenda melhor a operação e proponha ações mais direcionadas.
“Quanto mais a empresa abre seus dados, mais o fornecedor consegue identificar o que precisa ser trabalhado primeiro. Sem dados, como podemos ajudar?”, afirma Carolina.
Na prática, essa análise pode envolver a antecedência média das compras, as companhias aéreas mais utilizadas, os destinos recorrentes, os acordos corporativos, as tarifas máximas permitidas e o fluxo de aprovação das viagens. Informações sobre remarcações, reembolsos e créditos de bilhetes não utilizados também ajudam a dimensionar oportunidades que poderiam passar despercebidas. Com essa visão, a empresa deixa de olhar apenas para o valor final da fatura e passa a entender os fatores que formam esse custo.
A economia também depende do comportamento de compra
Os dados se tornam ainda mais relevantes quando são utilizados para orientar decisões e rever processos. Se uma análise mostra que uma parcela significativa das passagens é emitida muito perto da data do embarque, por exemplo, a empresa pode investigar as causas e avaliar medidas para antecipar as solicitações.
O problema pode estar na falta de previsibilidade da agenda, em aprovações demoradas ou em uma política de viagens pouco clara. Cada cenário exige uma resposta diferente. Sem compreender a origem das compras de última hora, estabelecer prazos mais rígidos pode não resolver a questão e ainda criar dificuldades para as equipes.
Por isso, uma política de viagens eficiente precisa estar alinhada à rotina do negócio. Definir prazos recomendados para solicitação, organizar os fluxos de aprovação e acompanhar as exceções são medidas que ajudam a tornar o planejamento mais consistente.
A mesma lógica vale para outras despesas. Na hotelaria, analisar cidades, localização, perfil do viajante e condições de pagamento pode revelar alternativas mais adequadas. Na gestão de bilhetes, acompanhar créditos disponíveis e regras de reembolso ajuda a evitar que valores potencialmente recuperáveis deixem de ser aproveitados.
O objetivo não é simplesmente gastar menos em cada item, mas compreender como as decisões ao longo da jornada influenciam o custo total da viagem.
Da concorrência por preço à gestão estratégica de viagens
A transparência dos dados também muda a maneira como uma empresa conduz processos de concorrência, como as solicitações de propostas comerciais, conhecidas como RFPs (Request for Proposal).
Quando os fornecedores recebem apenas o volume anual de gastos, a análise tende a partir de uma visão limitada da operação. Com informações mais detalhadas, é possível avaliar quais rotas apresentam oportunidades de negociação, quais parceiros atendem melhor a determinados perfis de viagem e quais mudanças de comportamento podem produzir resultados antes de uma renegociação contratual.
Isso torna a concorrência mais aderente às necessidades reais da organização. Afinal, empresas com volumes semelhantes de gastos podem ter rotinas, destinos, perfis de viajantes e desafios bastante diferentes. Nesse cenário, a escolha de um fornecedor não deve considerar apenas o desconto oferecido. A capacidade de analisar dados, acompanhar indicadores e propor melhorias também precisa fazer parte da avaliação.
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O papel da gestão especializada na redução de custos
Transformar dados em economia exige acompanhamento contínuo, não bastando identificar que as compras estão acontecendo tarde demais, mas sim entendendo por que isso acontece, propor mudanças, acompanhar os resultados e ajustar as estratégias conforme a operação evolui.
É nesse contexto que a atuação de uma TMC (Travel Management Company), empresa especializada em gestão de viagens corporativas, ganha importância. Mais do que realizar emissões e reservas, esse parceiro pode apoiar a análise dos gastos, a revisão de processos, o acompanhamento das políticas e a identificação de oportunidades de melhoria.
Na Voetur Viagens, essa atuação considera a relação entre planejamento, dados, governança e negociação. Com uma visão mais completa da operação, é possível apoiar decisões alinhadas às necessidades do negócio e aos objetivos financeiros da empresa. A antecedência de compra é um exemplo de como uma mudança aparentemente simples pode fazer parte de uma estratégia mais ampla. Quando acompanhada por indicadores e processos bem definidos, ela deixa de ser apenas uma recomendação aos viajantes e passa a integrar a gestão de custos.
No fim, economizar em viagens corporativas não depende exclusivamente de conseguir uma tarifa menor. Depende também de conhecer os próprios gastos, entender os comportamentos que os influenciam e criar condições para tomar decisões melhores.
