Negociar acordos comerciais em viagens corporativas com companhias aéreas, hotéis, locadoras e outros fornecedores pode fazer parte da estratégia de uma empresa para controlar os custos das viagens corporativas, de maneira que tarifas diferenciadas, descontos, condições específicas e benefícios possam ser definidos conforme o volume de viagens e o perfil de consumo da organização.
Nesse processo, a agência de viagens corporativas pode atuar de forma estratégica, usando dados da operação para identificar oportunidades e apoiar as negociações com fornecedores, mas conseguir uma boa condição comercial é apenas uma parte do trabalho. Depois que o acordo é estabelecido, é preciso acompanhar se as condições negociadas estão sendo aplicadas nas reservas e se os benefícios estão, de fato, chegando à empresa, e para o gestor, isso significa acompanhar valores, fornecedores, utilização dos acordos e indicadores de desempenho.
Saiba mais abaixo sobre como as agências podem contribuir para as negociações e quais pontos devem ser acompanhados para verificar se os acordos comerciais em viagens corporativas estão sendo corretamente utilizados.
Como Funcionam Os Acordos Comerciais Em Viagens Corporativas?
Os acordos comerciais em viagens corporativas são condições negociadas entre uma empresa e seus fornecedores de viagens, podendo envolver tarifas específicas, descontos, benefícios ou outras regras comerciais definidas de acordo com o relacionamento e o volume de viagens da empresa.
Em alguns casos, a negociação é conduzida diretamente entre empresa e fornecedor, enquanto em outros, a agência ou TMC participa do processo, utilizando informações sobre o comportamento de viagens do cliente para apoiar a definição das condições. O acordo também precisa estar conectado à operação, de modo que a tarifa negociada esteja disponível nos canais de reserva e seja aplicada corretamente durante a emissão. Por isso, a gestão desses acordos comerciais envolve duas etapas complementares: negociar condições adequadas ao perfil da empresa e acompanhar sua aplicação ao longo da operação.
Qual É O Papel Da Agência Na Negociação?
Uma agência especializada em viagens corporativas pode contribuir para as negociações de diferentes formas, sendo a primeira delas por meio dos dados da própria operação, reunindo informações como volume de viagens, principais destinos, rotas mais utilizadas, quantidade de diárias, fornecedores mais demandados e comportamento de compra para identificar onde existem oportunidades de negociação. Além disso, algumas agências possuem condições comerciais próprias, negociadas com fornecedores a partir de seu volume de negócios e relacionamento, o que pode ampliar as possibilidades disponíveis para os clientes. Esse relacionamento também permite acompanhar condições comerciais e ajudar a empresa a avaliar se determinado acordo faz sentido para o seu perfil de viagens.
Outro ponto importante é a capacidade de acompanhar o mercado, de maneira que uma condição negociada continue fazendo sentido ao longo do tempo. Mudanças na frequência das viagens, nos destinos mais utilizados ou nas tarifas disponíveis podem alterar a vantagem de um acordo. Por isso, a negociação não deve ser tratada como uma atividade isolada. Os resultados precisam ser acompanhados para que a empresa consiga entender se as condições continuam competitivas e se estão sendo utilizadas.
Negociar Um Bom Acordo Não Garante O Saving Financeiro
É importante diferenciar um benefício negociado de um benefício efetivamente realizado, tendo em mente a possibilidade de que uma empresa consiga uma tarifa diferenciada com determinado hotel, mas não disponibilize esse benefício em todas as reservas. Isso pode acontecer quando a tarifa não está disponível, quando outro fornecedor apresenta uma condição mais adequada ou quando a reserva é realizada fora do canal em que o acordo está configurado.
A mesma situação ocorre com companhias aéreas: uma empresa pode negociar condições para determinadas rotas, com a necessidade de acompanhar quantas reservas utilizaram o acordo e em quais situações outras opções foram escolhidas. Esse acompanhamento permite entender a diferença entre aquilo que foi negociado e aquilo que realmente foi aproveitado.
O Que O Gestor Deve Acompanhar Nos Acordos Comerciais?
O gerenciamento dos acordos comerciais em viagens corporativas deve considerar tanto os valores negociados quanto a utilização das condições na operação, e alguns pontos devem ser acompanhados periodicamente:
- Valores negociados: verifique quais tarifas, descontos ou condições foram acordados e em quais situações eles podem ser utilizados.
- Aplicação nas reservas: acompanhe se as condições negociadas estão sendo efetivamente aplicadas nas emissões e reservas elegíveis.
- Utilização dos fornecedores preferenciais: avalie a participação dos fornecedores com os quais a empresa possui acordos comerciais e se eles estão sendo priorizados quando fazem sentido para a viagem.
- Comparação com o mercado: uma tarifa corporativa não deve ser analisada de forma isolada. Compare a condição negociada com as alternativas disponíveis para entender se ela continua competitiva.
- Volume de utilização: acompanhe quantas reservas utilizaram cada acordo e se o volume está próximo do que foi considerado durante a negociação.
- Exceções: identifique situações em que o acordo estava disponível, mas outra tarifa ou fornecedor foi utilizado, entendendo o motivo da escolha.
- Resultados financeiros: acompanhe o impacto dos acordos comerciais sobre os custos das viagens e o saving financeiro efetivamente obtido.
Como Saber Se A Agência Está Cumprindo Os Acordos Comerciais Negociados?
A relação entre empresa e agência precisa ter transparência suficiente para que o gestor consiga verificar a execução dos acordos comerciais, estabelecendo mecanismos que permitam acompanhar o que acontece na operação. Uma das formas de fazer isso é solicitar relatórios que apresentem a utilização dos acordos comerciais, os valores aplicados e as situações em que as condições negociadas não foram utilizadas.
Também é importante verificar se os dados apresentados permitem cruzar informações, de forma que seja possível conferir se uma tarifa negociada estava disponível ou se uma condição comercial deixou de ser utilizada, e não apenas visualizar quanto a empresa pagou em passagens ou hospedagens. O ideal é que os dados permitam relacionar fornecedor, tarifa, reserva, período, destino e condição negociada, para que o gestor consiga analisar não apenas o resultado final da compra, mas também o processo que levou àquela escolha.
Acordos Comerciais Precisam Estar Integrados À Gestão De Viagens
Para que os acordos comerciais em viagens corporativas sejam aproveitados de forma consistente, eles precisam estar conectados aos processos de reserva e à política de viagens da empresa, com as condições negociadas disponíveis nos canais utilizados pelos colaboradores e pelas equipes responsáveis pelas reservas, direcionando mais facilmente as compras para os fornecedores acordados e facilitando o acompanhamento da utilização.
A tecnologia também contribui para esse controle ao centralizar informações e permitir a análise dos dados de viagem, de maneira que o gestor consiga identificar os fornecedores mais utilizados, desvios da política, condições que não estão sendo aproveitadas e oportunidades de revisão dos acordos comerciais. Esse acompanhamento é especialmente importante quando a empresa possui diferentes fornecedores e um volume elevado de viagens, em que pequenas diferenças em cada reserva podem representar valores relevantes quando acumuladas ao longo do tempo.
Checklist Para Gerenciar Acordos Comerciais Em Viagens Corporativas
Acompanhar os acordos comerciais é parte essencial para garantir que as condições não sejam apenas um registro no contrato, e isso pode ser feito por meio de um checklist. Antes de considerar um acordo comercial bem administrado, o gestor pode verificar:
- Documentação e critérios claros de utilização nas condições negociadas
- Identificação dos fornecedores e serviços contemplados pelo acordo
- Disponibilização das tarifas negociadas nos canais de reserva utilizados na empresa
- Disponibilização de relatórios de utilização dos acordos comerciais
- Comparação de valores aplicados e condições negociadas
- Histórico de utilização dos fornecedores preferenciais
- Registros de reservas realizadas fora dos acordos comerciais
- Identificação e justificativa de situações de exceções ao acordo
- Comparação periódica dos valores negociados e das tarifas disponíveis no mercado
- Acompanhamento do saving financeiro gerado pelos acordos comerciais
- Revisão de resultados antes de uma renovação ou renegociação de contratos
- Uso dos dados da operação para identificar novas oportunidades de negociação
Como A Voetur Pode Apoiar A Gestão De Acordos Comerciais em Viagens Corporativas?
Na Voetur Viagens, a gestão de acordos comerciais faz parte de uma abordagem de governança que busca dar mais visibilidade ao que foi negociado e ao que efetivamente acontece nas reservas. Somos uma das poucas TMCs que possui três importantes certificações da T&E Consulting, e contamos com um time de Produtos com excelente relacionamento com os fornecedores, o que nos proporciona maior margem para negociar condições comerciais para os clientes. Os acordos comerciais também são registrados em cartório, reforçando o controle sobre as condições negociadas.
Refletindo a importância do compliance e da transparência nos acordos comerciais de viagens corporativas, a Voetur Viagens desenvolveu um Diagnóstico de Governança gratuito para empresas que querem avaliar seus processos e identificar pontos de atenção na operação. Além da aplicação de acordos comerciais, a avaliação considera aspectos relacionados a processos, controles, gestão de créditos e oportunidades de melhoria, oferecendo uma visão ampla sobre o nível de governança da gestão de viagens e os pontos que podem ser analisados com mais atenção.
O diagnóstico é gratuito e online e pode ser realizado por empresas que desejam entender melhor como estão estruturados seus processos de governança em viagens, e você pode acessá-lo aqui.
Tenha mais visibilidade sobre seus acordos comerciais
A gestão de acordos comerciais nas viagens corporativas exige acompanhamento constante, análise de resultados e visibilidade sobre a operação para garantir que as condições acordadas estejam sendo realmente cumpridas. Com tecnologia, dados e acompanhamento especializado, a Voetur Viagens apoia empresas na gestão de fornecedores, tarifas e processos, fortalecendo o controle e a transparência das viagens corporativas.
Conheça as soluções da Voetur Viagens e descubra como uma gestão mais integrada pode ajudar sua empresa a negociar melhor, acompanhar os resultados e ter mais segurança sobre a operação.
