Sua empresa negocia tarifas, condições comerciais e acordos com fornecedores, define uma política de viagens, estabelece regras de aprovação e contrata uma agência para cuidar da operação. Mas existe uma pergunta que nem sempre faz parte dessa equação: como saber se tudo o que foi negociado está, de fato, sendo cumprido?
Essa é uma questão importante para qualquer empresa que busca evoluir sua governança em viagens corporativas. Afinal, não basta estabelecer regras ou negociar boas condições. É preciso ter visibilidade suficiente para acompanhar o que acontece depois.
- Se a agência informa que determinada tarifa foi aplicada, a empresa consegue verificar?
- Se existe um acordo comercial com uma companhia aérea ou rede hoteleira, é possível confirmar que a condição negociada está chegando à operação?
- Quando uma passagem é cancelada e gera um crédito, existe controle sobre esse valor até que ele seja utilizado?
- Se havia uma opção mais econômica disponível no momento da compra, a empresa consegue entender por que outra alternativa foi escolhida?
Essas perguntas não significam que exista um problema com a agência. Elas mostram que governança depende de mais do que confiança: depende de transparência e capacidade de verificação.
Neste blogpost vamos te mostrar os pontos que merecem mais atenção e apresentar uma maneira inovadora para você verificar o nível de transparência oferecido por sua agência de viagens.
O que é governança em viagens corporativas?
A governança em viagens corporativas envolve a criação de processos, políticas e controles que permitam à empresa acompanhar como seus recursos estão sendo utilizados e se a operação está de acordo com o que foi estabelecido.
Uma empresa pode ter um relatório completo mostrando despesas com passagens, hotéis e outros serviços e, ainda assim, não ter informações suficientes para entender se os acordos comerciais foram aplicados corretamente, se as políticas internas foram respeitadas ou se existiam oportunidades de economia que não foram aproveitadas.
O processo de Governança está justamente nessa capacidade de conectar regra, execução e evidência entendendo a regra, mas também visualizando se ela foi realmente cumprida e não apenas qual tarifa foi emitida, mas o motivo pelo qual aquela tarifa foi escolhida. Não apenas quanto foi gasto, mas se o valor está de acordo com as condições negociadas.
Sua empresa realmente enxerga o que acontece na operação?
Existe uma característica particular na relação entre empresas e agências de viagens: grande parte da operação acontece fora do campo de visão de quem contratou o serviço. A agência consulta sistemas, acessa tarifas, verifica disponibilidade, realiza reservas, emite bilhetes, processa alterações e acompanha cancelamentos. A empresa recebe o resultado desse processo, mas nem sempre possui a mesma visibilidade sobre cada etapa.
É aí que surgem questões uma questão relevante para a governança em viagens corporativas:
- Quanto da operação a empresa consegue efetivamente acompanhar?
- Como saber se acordo negociado está sendo aplicado nas emissões?
- Como identificar quando uma política possui violações e não segue as tarifas que deveriam ser priorizadas?
Não é necessário presumir que alguém esteja agindo de forma inadequada. O ponto é outro: se a empresa não consegue verificar, ela também não consegue exercer plenamente seu controle.
Negociar economia é diferente de realizar economia
Uma empresa pode passar meses negociando tarifas, descontos e condições comerciais com fornecedores. Pode conseguir um acordo considerado excelente e, ainda assim, não capturar todo o benefício esperado se não houver acompanhamento da aplicação dessas condições. O mesmo acontece com créditos de passagens canceladas.
A empresa realizou o pagamento, a viagem foi cancelada e um crédito ficou disponível. Esse crédito representa um recurso que já pertence à empresa. Mas ainda podem surgir dúvidas como:
- Quem acompanha sua utilização?
- Existe uma visão consolidada dos valores disponíveis?
- Os prazos são monitorados?
- Os créditos estão sendo reaproveitados?
Pequenas diferenças que parecem irrelevantes em uma única emissão podem se acumular ao longo de centenas ou milhares de transações. E, sem transparência, muitas vezes a empresa sequer sabe onde estão essas oportunidades. Por isso, uma estratégia de governança em viagens corporativas precisa olhar não apenas para o valor final da operação, mas para como esse valor foi construído.
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Ter uma política de viagens não é suficiente
A empresa pode determinar antecedência mínima para compra, estabelecer limites de hospedagem, definir fornecedores preferenciais e criar níveis de aprovação. Mas essas regras só se transformam em governança quando existe capacidade de verificar se estão sendo cumpridas.
Caso contrário, a política de viagens corre o risco de funcionar apenas como um documento de referência. O verdadeiro controle começa quando a empresa consegue identificar desvios, entender suas causas e tomar decisões com base em informações confiáveis e para isso, uma estratégia de business intelligence pode te ajudar ainda mais.
É por isso que transparência e governança estão diretamente relacionadas. Quanto mais a empresa consegue enxergar seus processos, mais condições ela tem de identificar riscos, corrigir inconsistências e encontrar oportunidades de melhoria.
A questão não é desconfiar da agência
Falar sobre transparência na relação entre empresa e agência de viagens pode parecer, à primeira vista, uma discussão sobre confiança. Mas vale lembrar que o ponto não é esse, afinal, uma relação madura não deveria exigir que a empresa escolha entre confiar ou desconfiar do fornecedor. O ideal é que existam processos e informações suficientes para que a confiança seja acompanhada por evidências.
Isso vale para acordos comerciais, tarifas, créditos, políticas, aprovações e praticamente todos os pontos que fazem parte da operação. Transparência não significa acreditar menos, mas sim entender que o que não pode ser verificado pode trazer sérios riscos.
Essa mudança de perspectiva é importante porque a gestão de viagens deixou de ser apenas uma atividade operacional. Hoje, ela envolve orçamento, compliance, contratos, fornecedores, dados e decisões que impactam diretamente os resultados da empresa.
Como avaliar o nível de transparência da sua operação?
Antes de revisar processos ou implementar novos controles, existe uma etapa fundamental: entender onde a operação está hoje. E, pensando nisso, a Voetur Viagens desenvolveu o Diagnóstico de Governança, uma avaliação gratuita e online criada para ajudar empresas a identificar pontos de atenção relacionados à governança em viagens corporativas.
O diagnóstico analisa aspectos relacionados a processos, controles, gestão de créditos, aplicação de acordos comerciais e oportunidades de melhoria. A proposta é ajudar a empresa a entender quanto da própria operação ela realmente consegue enxergar e quais pontos podem exigir mais atenção.
No fim, a pergunta não deveria ser apenas se a empresa tem uma boa política de viagens ou se trabalha com uma agência de confiança. A pergunta mais importante é: a empresa consegue comprovar que aquilo que foi negociado está sendo cumprido?
Descubra o nível de transparência da sua gestão de viagens
O Diagnóstico de Transparência da Voetur Viagens é gratuito e online. A avaliação ajuda empresas a identificar possíveis lacunas de controle e oportunidades para fortalecer a governança em viagens corporativas.
Faça o diagnóstico e descubra quanto da sua operação sua empresa realmente consegue enxergar.
