Quando uma empresa precisa organizar uma viagem corporativa, existem diversas etapas que precisam acontecer antes, durante e depois do deslocamento do colaborador: solicitação, aprovação, pesquisa de opções, reserva, acompanhamento, prestação de contas e análise das despesas fazem parte de uma jornada que pode envolver diferentes áreas e responsáveis, e quando esse processo de viagens corporativas não está claramente definido, é comum que as informações fiquem espalhadas entre e-mails, planilhas, mensagens e diferentes sistemas.
Além de tornar a rotina mais trabalhosa, esse cenário pode gerar atrasos, retrabalho, dificuldade para acompanhar solicitações e até descumprimento da política de viagens corporativas.
Segundo a Navan, 71% dos viajantes corporativos gastam mais de 30 minutos para preencher um único relatório de despesas, enquanto 29% dos gestores de viagens e despesas afirmam que o processamento dessas informações ainda é manual. A Safe Harbors também aponta uma lacuna na automação, onde apenas 37% das empresas automatizaram a gestão de despesas relacionadas às reservas de viagens, e 36% utilizam automação nos relatórios pós-viagem.
Ao definir o que deve ser feito em cada etapa, quem é responsável por cada atividade e quais ferramentas serão utilizadas, a empresa consegue estabelecer um fluxo mais previsível e facilitar o acompanhamento das viagens. A tecnologia também tem um papel importante nesse processo. Plataformas de gestão de viagens podem centralizar informações, automatizar aprovações e reservas e oferecer mais visibilidade para gestores e viajantes. A automação também vem sendo utilizada para reduzir tarefas repetitivas e levar informações de viagens e despesas para os responsáveis com mais rapidez.
Neste artigo, você vai entender como criar e implementar um procedimento de viagens corporativas, quais etapas devem fazer parte desse processo e como as soluções da Voetur Viagens podem ajudar a automatizar e simplificar diferentes momentos da jornada.
O que é um procedimento de viagem e qual a diferença com a política de viagem?
A política estabelece as regras que devem ser seguidas pelos colaboradores durante uma viagem, enquanto o procedimento de viagens corporativas determina como essas regras serão colocadas em prática no dia a dia. Na política podem estar definidos, por exemplo, os limites de hospedagem, as categorias de passagem permitidas, os prazos para solicitação e as regras para utilização de recursos da empresa.
Já o procedimento de viagens corporativas explica o que acontece depois que o colaborador precisa viajar: onde a solicitação será feita, quem deverá aprová-la, como a reserva será realizada e de que maneira as despesas serão registradas. Imagine uma empresa que determine, em sua política, que viagens precisam ser solicitadas com antecedência mínima de dez dias, nessa situação, o procedimento deve indicar onde essa solicitação será registrada, quais informações precisam ser preenchidas, quem recebe o pedido e o que acontece caso o prazo não seja cumprido. Enquanto a política define os limites da viagem, o procedimento organiza o caminho que deve ser seguido para que essas regras sejam aplicadas, e essa integração facilita o controle, reduz dúvidas e contribui para o compliance da operação.
Como estruturar um procedimento de viagens corporativas eficiente e quais etapas incluir?
O objetivo de um bom procedimento de viagens corporativas é organizar as atividades, sem necessidade de burocracia, para que cada pessoa saiba o que precisa fazer, em qual momento e quais informações devem ser consideradas. Essa estruturação passa por algumas etapas:
Solicitação da viagem
Nesse momento, o colaborador identifica a necessidade de uma viagem, e devem ser registradas informações como motivo do deslocamento, destino, datas, horários, centro de custo e demais dados necessários para a análise. Centralizar essas informações evita que o pedido dependa de trocas de e-mails ou mensagens e facilita o acompanhamento desde o início.
Aprovação
Depois da solicitação, o pedido deve seguir para os responsáveis definidos pela empresa, com o fluxo de aprovação de viagens variando de acordo com o perfil da organização, podendo envolver gestores, responsáveis financeiros ou outras áreas. É importante deixar claro quem pode aprovar cada tipo de viagem e quais critérios devem ser observados.
Validação
Antes da reserva, é importante verificar se a solicitação está de acordo com a política de viagens corporativas e com as condições estabelecidas pela empresa, essa etapa pode envolver a conferência de orçamento, centro de custo, prazo da solicitação, categoria de serviço e outras regras internas.
Pesquisa e reserva
Nessa etapa, se inicia a pesquisa de passagens, hospedagens, e outros serviços necessários para o deslocamento, em um processo que idealmente compare opções e direcione as reservas para fornecedores e condições que estejam alinhados às regras da empresa. Quando essa etapa é centralizada, é mais fácil registrar as informações das viagens, que podem ser reaproveitadas em acompanhamento e análise de comportamentos depois.
Suporte e acompanhamento da viagem
O procedimento de suporte e acompanhamento deve estabelecer como o viajante poderá solicitar suporte e quem será responsável por acompanhar essas situações, podendo identificar facilmente o viajante e itinerário, facilitando gerenciamento de eventuais crises e intervenções necessárias.
Prestação de contas
O processo deve definir quais comprovantes precisam ser apresentados, os prazos para envio e quem será responsável pela aprovação. Com um sistema de gestão de despesas é possível reduzir o trabalho manual dessa etapa ao centralizar informações e facilitar o acompanhamento dos custos.
Análise dos resultados
A última etapa é olhar para os dados gerados durante todo o processo: Quanto a empresa gastou, quais fornecedores foram utilizados, quanto tempo antes as viagens foram reservadas e quais despesas ficaram fora da política são alguns exemplos de informações que podem ser acompanhadas. Essa análise ajuda a identificar padrões e oportunidades de melhoria para os próximos deslocamentos.
Como implementar um procedimento de viagens corporativas na empresa?
Para que o procedimento realmente funcione após sua criação, é necessário adaptá-lo à rotina da empresa e garantir que as pessoas envolvidas saibam como utilizá-lo. Algumas ações ajudam nessa implementação:
- Mapeie o processo atual: antes de mudar a rotina, identifique como as viagens são solicitadas, aprovadas, reservadas e encerradas atualmente, incluindo os canais utilizados, responsáveis por cada etapa e pontos em que costumam ocorrer atrasos ou retrabalho.
- Defina responsabilidades: estabeleça quem solicita a viagem, quem aprova, quem realiza as reservas, quem acompanha o viajante durante o deslocamento e quem confere as despesas, deixando claro o papel de cada área e os responsáveis por cada etapa do processo.
- Revise a política de viagens: o procedimento deve seguir as regras internas da empresa. Caso a política esteja desatualizada, revise limites de despesas, prazos para solicitação, critérios de aprovação, categorias de viagem e demais regras antes de implementar o novo fluxo.
- Escolha as ferramentas adequadas: avalie plataformas que permitam centralizar solicitações, aprovações, reservas, pagamentos e despesas, de preferência com integração entre as diferentes etapas e possibilidade de acompanhar as informações em um único ambiente.
- Comunique o novo processo: informe aos colaboradores como solicitar uma viagem, quais dados precisam ser preenchidos, quais prazos devem ser respeitados, quem participa das aprovações e quais regras precisam ser seguidas em cada etapa.
- Acompanhe os primeiros resultados: após a implementação, monitore indicadores como tempo de aprovação, volume de solicitações, despesas, ocorrências durante as viagens e prestação de contas, além de registrar dúvidas e dificuldades encontradas pelos usuários.
- Faça ajustes continuamente: revise o procedimento conforme surgirem novas necessidades, mudanças na política de viagens, alterações na estrutura da empresa ou oportunidades de automatizar e simplificar etapas do fluxo.
Quais erros evitar ao criar um procedimento de viagens corporativas?
Mesmo com um processo definido, algumas escolhas podem acabar tornando a rotina mais complicada do que deveria. Entre os principais pontos de atenção estão:
- Criar procedimentos burocráticos demais: muitas etapas e aprovações podem tornar o processo mais demorado. O fluxo deve considerar o nível de risco, o tipo de viagem e o perfil de cada solicitação.
- Não definir responsáveis: determine quem deve analisar, aprovar, reservar, acompanhar e finalizar cada etapa da viagem, evitando que uma solicitação fique parada por falta de direcionamento.
- Utilizar diferentes canais para solicitações e aprovações: concentre as informações em canais e ferramentas definidos pela empresa, evitando a divisão de dados entre e-mails, planilhas, mensagens e sistemas diferentes.
- Não integrar a política ao procedimento: incorpore as regras da política de viagens ao fluxo de solicitação, aprovação e reserva, considerando limites de despesas, critérios de aprovação, prazos e demais condições estabelecidas pela empresa.
- Deixar a análise para depois da viagem: acompanhe os custos e demais indicadores durante todo o processo, desde a solicitação até o encerramento da viagem, identificando desvios de orçamento e oportunidades de economia.
- Ignorar a experiência do viajante: estruture um processo simples para que o colaborador saiba onde solicitar a viagem, quais informações fornecer, como acompanhar a aprovação e quais canais utilizar durante o deslocamento.
Como as soluções da Voetur facilitam o procedimento de viagens corporativas?
A tecnologia pode ajudar a transformar um procedimento de viagens corporativas definido no papel em um fluxo que realmente funciona no dia a dia. A Voetur reúne soluções voltadas para diferentes etapas da jornada, permitindo centralizar informações, acompanhar a operação e reduzir atividades manuais.
Payfly para centralizar viagens e despesas
A Payfly reúne a gestão de viagens e despesas em uma mesma plataforma, conectando etapas que muitas vezes são realizadas em ferramentas diferentes. A solução permite centralizar serviços de viagem, solicitações, aprovações, reservas, pagamentos e processos de prestação de contas em um único ambiente.
Também é possível registrar as informações geradas ao longo da jornada, desde a solicitação da viagem até o acompanhamento das despesas. Com os dados concentrados em um mesmo fluxo, gestores e equipes envolvidas na operação conseguem consultar as informações de cada viagem, acompanhar solicitações e verificar os custos relacionados ao deslocamento.
Automação para reduzir atividades manuais
A Payfly permite configurar fluxos de acordo com as regras e necessidades da empresa, incluindo etapas de solicitação, aprovação, validação e prestação de contas. As aprovações podem seguir critérios previamente definidos, direcionando cada solicitação para os responsáveis indicados no processo.
A plataforma oferece recursos para validação de notas fiscais, conciliação de despesas e acompanhamento dos registros, além de permitir que diferentes etapas sejam integradas ao fluxo da viagem. Assim, atividades que antes dependiam de conferências, encaminhamentos e registros manuais podem seguir regras configuradas no sistema.
Dashboard inteligente para acompanhar a operação
Depois que as informações das viagens e despesas são registradas na plataforma, esses dados podem ser acompanhados por meio de indicadores e relatórios. O dashboard inteligente reúne informações da operação e apresenta os dados de forma consolidada para consulta dos gestores. A ferramenta permite acompanhar indicadores relacionados a custos, orçamento, viagens e outros aspectos definidos de acordo com as necessidades da empresa, e os dados podem ser utilizados para identificar variações nos custos, acompanhar o desempenho da operação e consultar informações para análises futuras.
Gestão integrada de despesas
As despesas podem ser registradas e acompanhadas dentro do mesmo fluxo da viagem, conectando etapas como pagamento, registro de custos, prestação de contas, validação e conciliação. A gestão de despesas corporativas da Payfly permite acompanhar essas movimentações e manter os registros relacionados aos valores em um único ambiente.
A plataforma também permite configurar políticas e fluxos de aprovação, acompanhar despesas em tempo real e realizar processos de validação de documentos. Com a integração entre viagens, pagamentos e despesas, o histórico financeiro de cada deslocamento fica associado ao processo correspondente.
Suporte durante toda a jornada
A Voetur combina os recursos digitais da gestão de viagens com suporte humano especializado durante diferentes momentos da jornada. O atendimento pode atuar em situações como alterações, imprevistos e demandas que surgem durante o deslocamento, enquanto solicitações e processos que seguem regras predefinidas permanecem nos fluxos digitais. Dessa forma, a gestão combina automação para as atividades padronizadas com atendimento especializado para as situações que precisam de acompanhamento.
Procedimento de viagens corporativas mais organizado e integrado
Um procedimento de viagens corporativas eficiente depende de processos claros, responsabilidades bem definidas, tecnologia e acompanhamento contínuo. Ao estruturar essas etapas e centralizar informações, a empresa consegue reduzir retrabalho, aumentar a visibilidade da operação e facilitar o controle das viagens.
Conheça as soluções da Voetur Viagens e descubra como simplificar e automatizar a gestão de viagens corporativas da sua empresa.
