O planejamento e gestão de viagens corporativos é composto por diversas etapas, como solicitações, aprovações, orçamentos, políticas de viagens, prestação de contas, conferência de documentos e muitas outras. Quando cada uma dessas etapas acontece em uma plataforma diferente, ou se distribui em planilhas e e-mails, falta visibilidade sobre as informações, elas se perdem pelo caminho e processos precisam ser refeitos, impactando até atividades que poderiam ser simples, mas passam a consumir boa parte da rotina das equipes.
Integrar toda a jornada da viagem corporativa em um único ambiente é a solução para a grande maioria das empresas, reduzindo o trabalho operacional e oferecendo mais controle sobre despesas, gerando melhorias na comunicação entre as áreas que se conversam e auxiliando na tomada de decisões mais assertivas.
A Payfly foi desenvolvida para atender essa necessidade de integração, com um marketplace que reúne recursos para simplificar a gestão das viagens e despesas corporativas, permitindo que as empresas tenham mais organização, visibilidade e eficiência em todas as etapas da operação.
Nesse artigo, conheça sete soluções oferecidas pela Payfly que ajudam a transformar a rotina da gestão de viagens corporativas.
1. Solicitação, reserva e gestão da viagem em um único fluxo
Em muitas empresas, o começo das solicitações de viagens se inicia no preenchimento de formulários, aprovações demoradas por e-mail e processos divididos em plataformas diferentes. Isso torna o processo lento e aumenta a possibilidade de erros serem cometidos, além de dificultar o acompanhamento da operação.
Na Payfly, o colaborador realiza a solicitação, a viagem segue automaticamente para aprovação e, depois da autorização, todo o processo permanece centralizado na mesma plataforma. Essa integração facilita a experiência do viajante e o trabalho dos gestores, que conseguem acompanhar cada etapa sem precisar consultar diferentes sistemas. Outro benefício é que todas as informações permanecem registradas em um único lugar, facilitando consultas futuras, auditorias e acompanhamento da operação.
2. Fluxos de aprovação personalizados para cada empresa
As políticas de viagens variam de acordo com a organização. Algumas focam as aprovações no gestor, outras em centros de custos, departamentos ou limites financeiros. Quando controlado de maneira manual, todo esse fluxo pode ter atrasos frequentes e os desvios da política demandam retrabalho constante.
A Payfly permite configurar fluxos de aprovação personalizados de acordo com as regras de cada empresa. Dessa forma, as solicitações seguem automaticamente o caminho definido pela empresa, reduzindo processos manuais e tornando a operação mais ágil. Outro diferencial é que todas as aprovações ficam registradas na plataforma, facilitando consultas, auditorias e o acompanhamento do cumprimento da política de viagens, oferecendo mais transparência para a gestão e reduzindo o tempo gasto com atividades operacionais.
3. Marketplace com múltiplos fornecedores em um só lugar
Pesquisar passagens, hospedagens e outros serviços em diferentes canais pode tornar a reserva mais demorada e dificultar a comparação entre opções. A Payfly reúne diversos serviços em um marketplace de viagens corporativas, permitindo encontrar:
- Transfers;
- Seguros;
- E-SIM;
- Vistos;
- Câmbio;
- Locação de veículos;
- Passagens rodoviárias.
Além de facilitar a comparação de preços, horários e condições comerciais, se torna mais fácil para a empresa direcionar as reservas para fornecedores homologados e acordos corporativos. Ao concentrar toda a busca em uma única plataforma, a operação ganha mais organização e reduz o tempo utilizado na emissão das viagens.
4. Remarcação de viagens em poucos cliques
Mudanças de agenda fazem parte da rotina corporativa. Reuniões são adiadas, compromissos são cancelados e, muitas vezes, a viagem precisa ser alterada rapidamente. Nessas ocasiões, o ideal é ter um processo simplificado de remarcação de viagens.
A Payfly permite realizar alterações de forma rápida, reduzindo etapas operacionais e facilitando a continuidade da viagem sem depender de processos longos ou descentralizados, trazendo mais agilidade tanto para o colaborador quanto para a equipe responsável pela gestão das viagens.
5. Gestão integrada das despesas corporativas
Controlar despesas depois que a viagem termina ainda é um desafio para muitas empresas. Comprovantes espalhados, lançamentos manuais e dificuldade para localizar informações acabam tornando a prestação de contas mais demorada.
A Payfly centraliza esse processo ao reunir despesas, comprovantes e informações financeiras em um único ambiente. Isso facilita a conferência, reduz retrabalho e oferece mais organização para as equipes responsáveis pelo controle financeiro.
6. Integração entre viagens e financeiro
Ao integrar informações relacionadas às reservas, aprovações e despesas, a Payfly reduz a necessidade de lançamentos duplicados e facilita o compartilhamento de dados entre áreas como financeiro, compras e gestão de viagens.
Essa integração proporciona mais visibilidade sobre os investimentos realizados, melhora o controle das informações e torna os processos mais eficientes no dia a dia.
7. Tecnologia para empresas independente do porte
A Payfly atende empresas de pequeno, médio e grande porte, oferecendo uma plataforma que se adapta às necessidades de cada operação. À medida que a empresa cresce, é possível configurar novos fluxos, ampliar controles e manter todas as informações centralizadas sem alterar a dinâmica da gestão.
Também é possível aprimorar a análise de dados com dashboards inteligentes, integração com ferramentas de Business Intelligence (BI) e relatórios com IA tendo uma visão mais clara dos indicadores da operação.
Essa flexibilidade permite que organizações em diferentes estágios utilizem a mesma plataforma para ganhar mais organização, visibilidade e controle sobre as viagens corporativas.
Como a Payfly e a Voetur tornam a gestão de viagens mais estratégica
O uso de tecnologia simplifica processos, mas é possível obter resultados ainda melhores quando ela vem em conjunto de uma gestão especializada. A Voetur atua como parceira estratégica de empresas que buscam mais eficiência, controle e inteligência na gestão das viagens corporativas, oferecendo suporte consultivo, auxiliando a estruturar processos, fortalecendo o compliance da política de viagens e ampliando a visibilidade sobre seus investimentos.
Complementando essa atuação, a Payfly concentra solicitações, reservas, aprovações, despesas, reembolsos, prestações de contas e indicadores em uma única plataforma. A integração entre gestão especializada e tecnologia reduz atividades operacionais, melhora o fluxo de informações entre as áreas e oferece mais segurança para a tomada de decisão.
O resultado é uma operação mais organizada, preparada para crescer e capaz de transformar informações em ações estratégicas para o negócio.
Mais organização para viagens, despesas e resultados
Manter processos organizados, informações centralizadas e fazer bom uso da tecnologia fazem diferença para reduzir retrabalho, fortalecer o controle das despesas e oferecer mais visibilidade sobre toda a operação.
Com soluções que vão desde a solicitação da viagem até o acompanhamento de indicadores e créditos de bilhetes não voados, a Payfly ajuda empresas a tornar a gestão mais simples, integrada e eficiente. Aliada à experiência da Voetur, a plataforma contribui para que as organizações tenham mais controle sobre seus investimentos e tomem decisões cada vez mais estratégicas.
Quer entender como a Payfly pode transformar a gestão de viagens e despesas da sua empresa? Conheça as soluções da Voetur e descubra como tecnologia e gestão especializada podem simplificar sua operação.
Leia também: Dicas de segurança em viagens: guia completo.
