A gestão de viagens no mundo corporativo exige uma rotina marcada por controle orçamentário, compliance, burocracia e bem-estar dos colaboradores em viagem a trabalho.
A boa notícia é que a tecnologia vem se tornando a principal aliada dos gestores que desejam mais eficiência, visibilidade e tranquilidade no dia a dia. Neste artigo, mostramos como isso é possível. Você descobrirá:
- Os principais desafios enfrentados por gestores na rotina de viagens corporativas;
- Como a tecnologia resolve os problemas que tiram o sono de quem gerencia viagens;
- A diferença em contar com uma TMC especializada .
Os principais desafios enfrentados por gestores na rotina de viagens corporativas
Antes de entender como a tecnologia pode transformar a rotina de quem gerencia viagens corporativas, é importante identificar os principais desafios enfrentados no dia a dia. Esses desafios impactam diretamente o orçamento, a produtividade da equipe e a experiência dos colaboradores nas viagens . Confira os mais comuns:
Falta de visibilidade e controle centralizado
Quando a gestão de viagem a trabalho é feita por planilhas diferentes , sistemas manuais e diferentes fornecedores, os dados ficam descentralizados. Isso dificulta o acompanhamento em tempo real, impede uma visão geral dos gastos e torna a tomada de decisão mais lenta e arriscada.
Dificuldade de garantir o cumprimento da política de viagens
Sem o sistemas automatizados, manter o compliance se torna desafiador na gestão de viagens corporativas. Gastos fora da política interna de viagens passam despercebidos, o que compromete o orçamento, gera retrabalho e pode expor a empresa a riscos legais ou fiscais.
Processo de aprovação demorado e confuso
Fluxos de aprovação manuais, e-mails fora de ordem e ausência de um sistema unificado criam atrasos nas autorizações. Isso prejudica o planejamento e eleva o risco de reservas feitas fora dos canais autorizados, gerando confusões e falta de acompanhamento correto.
Sobrecarga da equipe com tarefas operacionais
Emitir reembolsos, organizar comprovantes, checar bilhetes e validar reservas manualmente são tarefas repetitivas que consomem tempo e desviam o foco de atividades mais estratégicas na gestão de viagem. Essa sobrecarga diminui a produtividade da equipe e aumenta as chances de erro.
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Como a tecnologia resolve os problemas que tiram o sono de quem gerencia viagens
Depois de mapear os principais desafios, é hora de entender como a tecnologia pode atuar para solucioná-los. Com ferramentas inteligentes e processos automatizados, é possível tornar a gestão de viagens mais ágil, estratégica e eficiente. Veja como:
Plataformas automatizadas para reservas e aprovação de viagens
Ferramentas integradas automatizam fluxos de aprovação, padronizam os processos e concentram todas as etapas em um só lugar. Assim, é possível agilizar a rotina, reduzir erros operacionais e oferecer mais segurança tanto para quem aprova quanto para quem viaja.
Dashboards em tempo real para análise de KPIs e gastos
Com informações centralizadas, a gestão dos dados pode ser realizada pelo gestor com mais facilidade, pois ele pode visualizar indicadores como gasto por centro de custo, percentual de economia por reserva, cumprimento da política de viagens e comportamento de compra. Essa visibilidade facilita análises preditivas e o ajustes rápidos da estratégia na gestão de viagens corporativas.
Armazenamento e rastreabilidade de documentos e comprovantes
As plataformas digitais permitem que todos os comprovantes, relatórios e dados de viagem fiquem armazenados de forma segura, com acesso rápido para auditorias, reembolsos ou consultas futuras, de modo a evitar perdas e garantir conformidade.
Alertas automáticos e relatórios inteligentes
Funcionalidades como notificações automáticas e relatórios analíticos ajudam a detectar, em tempo real, quaisquer desvios da política, gastos acima do estipulado e oportunidades de economia. Assim, esse modelo de gestão de viagem evita problemas antes mesmo de acontecerem.
Funcionalidades essenciais em uma plataforma de gestão de viagens
Na hora de escolher uma ferramenta ou contratar uma TMC com soluções tecnológicas, é importante observar alguns recursos essenciais para garantir máxima eficiência. Confira a seguir.
Integração com ERP, financeiro e sistemas internos de compliance
A conexão direta com sistemas internos, como o ERP ou plataformas de controle financeiro, permite sincronização automática de dados, maior rastreabilidade e validação contínua das políticas corporativas. O resultado surge com fluidez operacional e processos auditáveis.
Inteligência para comparar tarifas e sugerir economias em tempo real
Soluções mais robustas utilizam algoritmos para buscar e comparar tarifas automaticamente. Com isso, o gestor é alertado sempre que houver uma alternativa mais econômica ou a possibilidade de remarcação vantajosa, de acordo com os parâmetros definidos pela empresa.
Controle centralizado de reservas, reembolsos e centros de custo
A possibilidade de agrupar todas as viagens por área, projeto ou centro de custo facilita a gestão de despesas e prestação de contas e o acompanhamento orçamentário. Além disso, funcionalidades como aprovações em tempo real e controle de reembolsos agilizam o processo e fortalecem o compliance.
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Payfly: gestão de viagens no próximo nível
Se os desafios da gestão de viagens exigem tecnologia, personalização, integração, inteligência e atendimento especializado, a Payfly é a resposta. Mais do que uma plataforma digital, ela simplifica os processos para que você foque no que realmente importa: a estratégia das viagens corporativas.
A solução funciona como um marketplace completo com passagens, hotéis, carros, seguros e serviços adicionais como câmbio, vistos, transfers e eSIM, garantindo controle total, compliance e economia em cada etapa da jornada corporativa, com a confiabilidade e a expertise da Voetur.
Desenvolvida por quem vive o mercado todos os dias, e sendo um investimento da Voetur Viagens, a solução nasceu da experiência real, fundamentada na escuta ativa dos clientes. Além disso, oferece suporte 24h por dia, 7 dias por semana, com consultores especializados que utilizam IA para agilizar processos e resolver demandas.
Se a sua empresa busca transformar a forma de gerenciar viagens, a Payfly é o próximo passo.
Conheça todos os benefícios da Payfly: Veja os 9 benefícios da Payfly para viagens e gestão de despesas corporativas
A diferença em contar com uma TMC completa
Contar com uma TMC como a Voetur Viagens trata-se de ter uma parceira estratégica para apoiar a gestão de viagens de ponta a ponta. Conheça todos os benefícios:
Consultoria com inteligência de mercado
A Voetur Viagens oferece suporte consultivo contínuo, com análise de dados, recomendações estratégicas e atualização constante das melhores práticas do setor.
Atendimento com olhar humano e tecnologia de ponta
Uma combinação que alia a precisão da IA com o olhar humano dos consultores especializados, utilizando a tecnologia para tornar tudo mais ágil. E o melhor: disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana.
Acordos corporativos e tarifas exclusivas
A Voetur consegue negociar condições diferenciadas junto às companhias aéreas e redes hoteleiras, oferecendo economia que dificilmente seria conquistada de forma individual em viagem a trabalho.
Além disso, as certificações da T&E Consulting, conquistadas pela Voetur proporcionam garantia e segurança em todas as etapas, comprovando a utilização dos melhores preços, cumprimento de acordos negociados, gestão de créditos e reembolso de passagens aéreas. Ou seja, você não fica com dúvidas sobre o que está comprando.
Redução de riscos e tranquilidade para a gestão
Com tecnologia, atendimento estratégico e cumprimento rigoroso das políticas, a Voetur ajuda a reduzir riscos operacionais, legais e financeiros, trazendo mais tranquilidade ao dia a dia da gestora.
Quer entender como a Voetur pode otimizar a gestão de viagens da sua empresa com tecnologia e atendimento estratégico? Entre em contato conosco e fale com um consultor especializado.
