A gestão de bilhetes é um dos pilares mais importantes da administração de viagens corporativas. Quando realizada de forma ineficiente, pode gerar perdas financeiras expressivas com bilhetes não voados, aqueles que, por cancelamento, remarcação tardia ou falta de controle, acabam expirando antes do uso.
Para evitar esse tipo de prejuízo, é fundamental adotar estratégias que integrem política de remarcação, análise de perda e controle de vendas, garantindo o melhor aproveitamento dos recursos investidos.
Neste artigo, você vai entender:
- como as passagens áreas não utilizadas impactam o orçamento corporativo;
- como fazer a gestão de bilhetes e evitar a perda de passagens não utilizadas;
- como a Voetur Viagens ajuda a fazer a gestão de bilhetes e minimizar perdas com passagens não utilizadas.
Como as passagens áreas não utilizadas impactam o orçamento corporativo?
Quando as passagens aéreas são adquiridas, mas não utilizadas dentro do prazo de validade definido pela companhia, seja pela agenda do colaborador, cancelamentos de última hora ou até mesmo falhas de comunicação entre os times de viagens e financeiro, elas impactam diretamente no orçamento.
Essas ocorrências podem parecer pontuais, mas o impacto financeiro é significativo. Cada bilhete não voado representa um gasto direto sem retorno e, em empresas com grande volume de viagens, essas perdas acumuladas podem representar dezenas de milhares de reais por ano.
Além do prejuízo financeiro, também existe a perda de eficiência administrativa. Sem uma gestão de bilhetes estruturada, a empresa perde a visibilidade sobre créditos disponíveis, oportunidades de remarcação e até mesmo possibilidades de reembolso.
Para reduzir esses impactos, o ideal é adotar práticas de planejamento antecipado e criar fluxos que permitam reagir rapidamente a imprevistos.
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Como fazer a gestão de bilhetes e evitar a perda de passagens não utilizadas?
Realizar uma boa gestão de bilhetes exige uma combinação de tecnologia, processos bem estruturados e comunicação eficiente. Por isso, antes de adotar soluções específicas, é importante entender o cenário atual da empresa e fazer perguntas como:
- Quais são os principais motivos de perda?
- Qual é o volume médio de bilhetes emitidos e não utilizados?
Essa análise de perda inicial permite identificar gargalos e direcionar ações corretivas. A seguir, veja três estratégias essenciais para otimizar o processo.
Defina uma política clara de remarcação
A política de remarcação deve ser clara e amplamente comunicada aos colaboradores. Assim, ela precisa estabelecer:
- prazos para cancelamentos e remarcações sem custo;
- responsabilidades entre o colaborador, o gestor e a agência de viagens;
- regras para uso de créditos e reemissão de bilhetes.
Quando essas regras são conhecidas e seguidas, a empresa reduz o risco das passagens expirarem por falta de acompanhamento. Além disso, a política funciona como base para negociações com companhias aéreas, possibilitando maior flexibilidade em situações imprevistas.
Monitore os bilhetes não utilizados
O monitoramento contínuo é o coração da gestão de bilhetes. Isso porque ele permite identificar, em tempo hábil, passagens compradas e não utilizadas, o que viabiliza ações rápidas de remarcação ou reembolso. Dessa maneira, boas práticas incluem:
- relatórios periódicos de bilhetes emitidos, utilizados e pendentes;
- alertas automáticos para prazos de validade próximos do vencimento;
- acompanhamento das viagens canceladas, para reaproveitamento de créditos.
Além disso, um sistema eficiente de controle de vendas integrado à área financeira possibilita maior transparência na gestão de viagens e facilita a análise de perda, identificando onde estão os principais focos de desperdício.
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Use tecnologias para otimizar o processo
A tecnologia é uma grande aliada na gestão de bilhetes. Ferramentas automatizadas ajudam a identificar passagens não utilizadas, gerenciar créditos e realizar remarcações dentro dos prazos adequados.
A Payfly, por exemplo, integra em um único ambiente a gestão de viagens, despesas, compliance e atendimento especializado. A solução, desenvolvida pela Voetur Viagens, utiliza tecnologia inteligente para automatizar processos, reduzir falhas e garantir eficiência, transparência e segurança em cada etapa da operação, assegurando uma resposta ágil em casos de imprevistos.
Além disso, a integração com o VoeSync – sistema para gestão de bilhetes não voados e o uso de dashboards de acompanhamento permitem uma análise de perda detalhada, apoiando decisões estratégicas e o aprimoramento contínuo da política de remarcação e do controle de vendas. E o melhor, tudo em uma única plataforma.
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Como a Voetur Viagens ajuda a fazer a gestão de bilhetes e minimizar perdas com passagens não utilizadas?
A Voetur Viagens combina tecnologia e experiência para oferecer uma gestão de viagens corporativas mais inteligente. Nossas soluções online integram reservas, controle de despesas e monitoramento completo da jornada do viajante, garantindo praticidade e transparência em cada etapa.
Com sistemas automatizados, é possível gerar relatórios estratégicos e acompanhar indicadores de desempenho em tempo real.
Além disso, o duty of care (cuidado com o viajante) é prioridade: nossa equipe está disponível 24 horas por dia para suporte emergencial. Além disso, a Payfly, conta com um sistema online que permite acompanhar, em tempo real, cada colaborador em suas viagens.O gestor também pode fazer contato sempre que necessário com agilidade.
Consultoria especializada
A Voetur Viagens também oferece consultoria especializada para estruturar políticas internas de remarcação e processos de acompanhamento de bilhetes. Nosso time de especialistas auxilia o gestor a definir práticas sob medida, garantindo que os colaboradores sigam as diretrizes corporativas e aproveitem ao máximo os recursos disponíveis.
Essa abordagem consultiva permite alinhar a gestão de bilhetes às metas estratégicas do negócio, evitando gastos desnecessários e assegurando o cumprimento das políticas de viagens. Para conhecer mais sobre o assunto, aproveite para saber mais sobre o reembolso de passagens e entenda que fazer quando um bilhete não é utilizado.
