Viajar a trabalho envolve mais do que organizar passagens e hospedagens. Cada deslocamento profissional gera despesas que precisam ser previstas e acompanhadas para equilibrar orçamento, produtividade e experiência dos colaboradores.
Nesse contexto, as diárias de viagem ajudam a organizar os recursos destinados ao custeio de alimentação, hospedagem, transporte e outros gastos relacionados às atividades profissionais fora da cidade habitual de trabalho. Para administrá-las corretamente, porém, as empresas precisam conhecer as regras aplicáveis, definir critérios de pagamento e acompanhar a utilização dos valores.
Segundo projeção do World Travel & Tourism Council (WTTC), divulgada pela PANROTAS, o turismo deve contribuir com R$ 992 bilhões para o Produto Interno Bruto (PIB) brasileiro em 2026, o equivalente a 7,7% da economia nacional. Esse cenário reforça a importância de planejar os deslocamentos e administrar os recursos com eficiência.
O que são diárias de viagem e o que diz a CLT?
As diárias de viagem são valores pagos pela empresa para custear despesas de colaboradores durante deslocamentos profissionais. Podem contemplar alimentação, hospedagem, transporte local e outros gastos necessários à realização das atividades, conforme as regras internas.
Nem todas essas despesas precisam estar reunidas em uma única diária. A empresa pode estabelecer valores específicos por categoria, pagar determinados serviços diretamente ou adotar um modelo de adiantamento com posterior prestação de contas. A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) não estabelece um valor fixo ou uma tabela nacional de diárias, nem determina que o custeio precise ocorrer obrigatoriamente por meio de um pagamento fixo em dinheiro.
Entretanto, quando a viagem acontece por necessidade do serviço, as despesas necessárias à atividade profissional devem ser suportadas pelo empregador. Esse entendimento está relacionado ao princípio da alteridade, previsto no artigo 2º da CLT, segundo o qual os riscos da atividade econômica são assumidos pela empresa. As condições também devem observar acordos e convenções coletivas aplicáveis à categoria profissional, que podem estabelecer regras específicas sobre alimentação, hospedagem e reembolsos.
O que mudou com a atualização tributária de 2026?
Em junho de 2026, a Receita Federal publicou a Solução de Consulta Cosit nº 90/2026, esclarecendo que diárias destinadas ao custeio de viagens relacionadas à execução de atividades profissionais não sofrem incidência de contribuições previdenciárias, independentemente do valor, da frequência dos pagamentos ou do destino, desde que mantenham sua natureza indenizatória.
Para isso, os valores precisam estar efetivamente relacionados às despesas do deslocamento. Pagamentos excessivos ou sem vínculo com essa finalidade podem perder a característica indenizatória e ser considerados remuneração.
Em relação ao Imposto de Renda da Pessoa Física (IRPF), a Receita também esclareceu que diárias destinadas exclusivamente ao custeio de alimentação e hospedagem em serviço eventual realizado em município diferente da sede de trabalho são isentas ou constituem rendimentos não tributáveis, desde que atendidos os critérios legais.
A atualização reforça a necessidade de estabelecer critérios claros, documentar os deslocamentos e manter registros que demonstrem a finalidade dos valores pagos.
Como calcular diárias de viagem de colaboradores?
O cálculo deve considerar o destino, a duração e as características de cada deslocamento. Uma viagem de um dia para uma cidade do interior, por exemplo, pode exigir recursos diferentes de uma permanência de vários dias em uma capital. Para definir valores adequados, a empresa deve:
- Identificar quais despesas serão cobertas, como alimentação e hospedagem, e quais serviços serão contratados diretamente.
- Considerar os preços praticados no destino, já que os custos variam entre cidades e regiões.
- Avaliar a duração da viagem, os horários de saída e retorno e a necessidade de pernoites.
- Analisar o perfil do deslocamento, considerando atividades como reuniões, visitas técnicas, treinamentos e eventos.
- Definir limites por categoria e prever uma margem para imprevistos.
- Revisar os valores periodicamente, acompanhando a variação de preços e o histórico de despesas.
Uma forma prática de estruturar o cálculo é somar os valores estimados para cada categoria:
Valor estimado da viagem = alimentação + hospedagem + transporte local + outras despesas autorizadas.
Imagine um colaborador que precisa passar três dias em outra cidade. A empresa estima R$ 100 por dia para alimentação, R$ 250 por diária de hospedagem e R$ 60 por dia para transporte local. Nesse cenário, o orçamento será de R$ 300 para alimentação, R$ 750 para hospedagem e R$ 180 para transporte, totalizando R$ 1.230.
Essa estimativa permite visualizar os custos antes do deslocamento e comparar o orçamento aprovado com os gastos realizados. É importante considerar também a modalidade de pagamento: na diária fixa, o valor é definido previamente; no adiantamento com prestação de contas ou no reembolso, as despesas são acompanhadas conforme as regras de comprovação estabelecidas.
Como controlar diárias de viagem de colaboradores?
Definir os valores é apenas uma etapa da gestão. Para evitar despesas acima do orçamento, pagamentos duplicados e dificuldades na prestação de contas, a empresa precisa acompanhar os recursos desde a solicitação da viagem até o encerramento financeiro. Algumas práticas ajudam nesse processo:
- Criar uma política de viagens corporativas com regras para solicitação, aprovação, pagamento e prestação de contas, incluindo limites e despesas permitidas.
- Definir responsáveis pelos fluxos de solicitação, autorização e acompanhamento dos valores.
- Centralizar informações sobre passagens, hospedagens, diárias, reembolsos e demais despesas.
- Automatizar registros, aprovações, validações e processos de prestação de contas.
- Estabelecer prazos para que os colaboradores apresentem os comprovantes e informações necessários.
- Monitorar indicadores como custo médio por viagem, gastos por colaborador, despesas por destino e diferenças entre valores previstos e realizados.
- Realizar auditorias periódicas para verificar o cumprimento das regras e identificar despesas fora dos padrões.
Também é importante diferenciar diária fixa, adiantamento sujeito à prestação de contas e reembolso. Cada modalidade possui características próprias, que devem estar descritas nas regras internas. Com processos organizados, a empresa consegue acompanhar os custos durante todo o ciclo da viagem e agir preventivamente diante de possíveis desvios.
Como reduzir custos com diárias de viagem corporativa?
Reduzir despesas não significa simplesmente diminuir os valores disponibilizados aos colaboradores. Uma política excessivamente restritiva pode comprometer a experiência dos profissionais e gerar custos adicionais quando os recursos são insuficientes. Para equilibrar economia e necessidades da operação, algumas medidas são importantes:
- Adaptar os valores ao destino, considerando as diferenças de preços entre cidades e regiões.
- Estabelecer limites por categoria para facilitar o acompanhamento das despesas.
- Planejar viagens e reservas com antecedência, ampliando as possibilidades de escolha e economia.
- Negociar tarifas e condições corporativas com hotéis e fornecedores.
- Evitar despesas duplicadas, verificando, por exemplo, se o café da manhã já está incluído na hospedagem.
- Comunicar claramente a política de viagens e os procedimentos de aprovação.
- Utilizar soluções de gestão para centralizar informações e identificar padrões de consumo.
- Avaliar a necessidade de cada deslocamento, reunindo compromissos em uma mesma viagem ou adotando reuniões virtuais quando possível.
Essas iniciativas estão relacionadas ao saving financeiro, que busca identificar oportunidades de economia nas contratações e nos processos de viagens corporativas. O objetivo é alcançar resultados consistentes sem comprometer o bem-estar dos colaboradores, garantindo recursos suficientes para a realização das atividades.
Como a Voetur pode ajudar a otimizar os custos das viagens corporativas?
Com mais de 40 anos de experiência, a Voetur atua como parceira estratégica na gestão de viagens corporativas, apoiando empresas no planejamento financeiro, no controle de despesas e na identificação de oportunidades de economia. Suas soluções integram tecnologia e inteligência de dados para ampliar a visibilidade sobre os gastos e apoiar decisões mais eficientes.
O Saving Financeiro permite identificar e acompanhar oportunidades de economia a partir da análise das contratações e despesas. Já o Dashboard Inteligente reúne indicadores e informações da operação, facilitando o acompanhamento do orçamento, a identificação de desvios e a análise dos resultados.
Na gestão de despesas, o Payfly integra processos como aprovações, validação de notas fiscais com inteligência artificial e gestão de cartões em uma experiência digital. A plataforma também permite integrações com sistemas de ERP e BI, contribuindo para reduzir atividades manuais, centralizar informações e agilizar a prestação de contas.
A Voetur também apoia o planejamento orçamentário e a integração de sistemas, conectando diferentes etapas da gestão de viagens. Com uma visão ampla dos custos, fornecedores e necessidades dos viajantes, a empresa ajuda a identificar oportunidades de otimização, fortalecer a governança e tornar a gestão mais estratégica.
