Quando uma empresa olha para o orçamento de viagens, é natural enxergar primeiro as despesas, números em vermelho e o orçamento de investimento em viagem corporativas quase sendo estourado. Passagens aéreas, hotéis, transporte, alimentação e outros serviços entram na conta e, dependendo da operação, podem representar uma parcela significativa das despesas.
Mas existe uma pergunta que pode mudar essa análise: o que essas viagens estão gerando para a empresa?
Uma viagem pode estar relacionada ao fechamento de um contrato, à manutenção de um cliente, à participação em um evento importante ou à expansão para um novo mercado. Em outros casos, pode ser apenas uma despesa que poderia ter sido evitada ou melhor planejada. É nesse ponto que entra o conceito de investimento em viagem corporativa.
Quando uma viagem deixa de ser apenas um despesa?
Nem toda viagem corporativa precisa gerar uma receita diretamente mensurável. Afinal, existem deslocamentos relacionados a projetos, operações, treinamentos, eventos e relacionamento que fazem parte da estratégia de muitas empresas.
Imagine um executivo que viaja para visitar um cliente. A empresa terá despesas com passagem, hotel e transporte. Mas, se essa reunião for decisiva para fechar um contrato, a viagem passa a ter um papel muito diferente dentro do negócio.
O mesmo vale para uma empresa que participa de uma feira internacional para encontrar novos parceiros ou prospectar clientes. Em ambos os casos, a viagem não acontece simplesmente porque alguém precisa viajar. Existe um objetivo por trás dela.
O menor preço nem sempre é a melhor escolha
Quando o objetivo é controlar despesas, procurar a menor tarifa parece o caminho mais óbvio. Só que uma passagem mais barata nem sempre significa uma viagem mais econômica. Veja alguns exemplos:
- Um voo com conexão pode aumentar horas de deslocamento;
- Um hotel distante pode elevar o gasto com transporte;
- Um horário pouco adequado pode comprometer uma reunião ou reduzir o tempo produtivo do colaborador.
Por isso, a decisão não deveria considerar apenas o preço da passagem ou da diária. É preciso olhar para o custo total da viagem e entender o impacto daquela escolha para a operação. Em alguns casos, pagar um pouco mais pode representar uma decisão mais eficiente.
Dados ajudam a entender onde estão as oportunidades
Antes de falar em economia, é importante entender como a empresa está viajando. E para isso, existem algumas perguntas que podem nortear esse processo.
Quais são os destinos mais frequentes? Quanto é gasto com aéreo? Quais áreas viajam mais? Com que antecedência as compras são feitas? Existe um volume relevante de bilhetes não utilizados? Quanto é gasto fora da política estabelecida?
Antes de negociar com fornecedores, a empresa precisa conhecer o próprio perfil de consumo. Afinal, como definir uma boa estratégia de negociação sem saber onde estão os maiores volumes? Analisar o histórico de viagens permite identificar os principais centros de custo, entender o comportamento de compra e estabelecer critérios mais adequados para comparar propostas. Mais do que buscar simplesmente uma tarifa menor, a empresa passa a negociar com base em dados.
Essas informações ajudam a mostrar o comportamento real das viagens. E, muitas vezes, é justamente aí que aparecem as oportunidades. Uma empresa pode descobrir que concentra grande parte dos custos em determinados destinos, que algumas áreas têm padrões de compra diferentes ou que existem despesas que poderiam ser evitadas com planejamento.
Leia mais: Abra a gaveta dos dados de viagens corporativas com sua agência
Como tecnologias podem ajudar sua empresa em negociações
Na Voetur Viagens, essas análises são apoiadas pelo nosso BI e um time de consultores especializados, que realizam estudos sobre os dados da gestão de viagens e identificam padrões que nem sempre aparecem no dia a dia.
Se os dados mostram que boa parte das passagens está sendo comprada com pouca antecedência, por exemplo, existe uma oportunidade de trabalhar esse comportamento. Se determinados destinos concentram grande parte das viagens, pode fazer sentido negociar condições mais competitivas com hotéis dessas localidades. Se um fornecedor representa uma parcela significativa do volume, esse dado também pode ser levado para a negociação.
A análise de comportamento ajuda ainda a identificar desvios de política, padrões de compra e oportunidades que podem passar despercebidas quando os gastos são avaliados de forma isolada. Assim, a empresa chega à negociação muito mais preparada. Em vez de simplesmente pedir melhores tarifas, consegue definir onde agir, o que negociar e quais comportamentos precisam ser ajustados.
E qual é o retorno de uma viagem?
Nem sempre será possível colocar um valor financeiro exato no retorno de uma viagem. Como medir, por exemplo, o impacto de uma reunião que fortaleceu a relação com um cliente? Ou de um evento que gerou contatos que podem se transformar em negócios meses depois?
Uma viagem pode contribuir para vendas, relacionamento, expansão, execução de projetos, desenvolvimento de pessoas ou decisões estratégicas. O importante é que a empresa tenha clareza sobre por que está viajando e o que espera alcançar com aquele deslocamento.
Então, viagem corporativa é gasto ou investimento?
Uma viagem sem planejamento, sem necessidade clara ou sem qualquer controle pode representar apenas uma despesa. Já uma viagem alinhada aos objetivos da empresa, acompanhada por dados e inserida em uma estratégia de gestão pode gerar valor muito além do seu custo.
É por isso que a discussão não deveria ser simplesmente sobre gastar mais ou gastar menos com viagens. Deveria ser sobre gastar melhor. No fim, talvez a pergunta mais interessante para uma empresa não seja “quanto gastamos com viagens?”, mas: “O que estamos gerando com o investimento em nossas viagem corporativas ?”
Essa mudança de perspectiva ajuda a transformar a gestão de viagens corporativas em uma decisão mais estratégica, com espaço para controlar custos sem perder de vista aquilo que realmente importa para o negócio.
Sua empresa sabe o valor das viagens que realiza?
A Voetur Viagens combina tecnologia, BI e expertise em gestão de viagens para analisar o comportamento da sua operação, identificar oportunidades e apoiar decisões mais estratégicas. Nossos profissionais acompanham de perto os principais indicadores da gestão, desde a antecedência de compra e negociação com fornecedores até a recuperação e gestão de bilhetes não voados, ajudando sua empresa a reduzir desperdícios e aproveitar melhor os recursos disponíveis.
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