Em janeiro de 2026, a etapa de implementação da Reforma Tributária foi iniciada, tornando necessária, para várias empresas, a adaptação de sistemas e documentos fiscais. Diante das mudanças que a reforma traz, muitas empresas ainda têm dúvidas sobre como serão impactadas, o que deverá ser observado com mais atenção e como se preparar para a simplificação do sistema de impostos.
As viagens corporativas também serão afetadas, requerendo mais atenção na hora de tomar decisões estratégicas e tornando o controle de despesas ainda mais essencial para a empresa.
Neste artigo, você poderá entender os principais impactos da reforma para as viagens corporativas e como é possível se preparar para as futuras mudanças.
Quais são as principais alterações da Reforma Tributária?
A implementação gradual da Reforma Tributária já está ocorrendo e impacta diversos setores do mercado. Com o objetivo de simplificar o sistema de impostos, estão sendo implementados dois tributos principais:
- CBS, que será administrada pelo Governo Federal;
- IBS, administrado por estados e municípios.
Ao concentrar a tributação nesses dois impostos, a expectativa é tornar mais simples e padronizado o cálculo e o recolhimento dos tributos pelas empresas. A substituição dos impostos atuais acontecerá de forma gradual ao longo dos próximos anos. Durante esse período de transição, o sistema antigo e o novo irão coexistir, permitindo que empresas adaptem seus processos e sistemas antes da implementação definitiva.
Na prática, isso significa que diferentes áreas das empresas precisarão rever procedimentos internos, atualizar sistemas e melhorar a organização de informações fiscais. Embora as mudanças aconteçam principalmente nos bastidores, elas acabam refletindo diretamente na rotina administrativa e financeira das organizações.
Para empresas que realizam viagens corporativas com frequência, esse processo exige ainda mais atenção, pois cada viagem gera uma série de documentos fiscais, pagamentos e registros que precisam estar organizados para facilitar o cumprimento das novas regras.
Qual o impacto que a Reforma Tributária pode gerar nas viagens corporativas?
Mesmo sendo uma mudança voltada ao sistema tributário, a reforma também influencia atividades que fazem parte da rotina das viagens corporativas. Uma única viagem envolve passagens aéreas, hospedagem, locação de veículos, alimentação, transporte por aplicativo e outros serviços. Cada uma dessas despesas gera documentos fiscais e movimentações financeiras que precisam ser registradas corretamente.
Os processos como emissão de notas fiscais, prestação de contas, classificação das despesas, solicitações de reembolso e contratação de fornecedores passam a exigir um acompanhamento ainda mais cuidadoso. Quanto mais organizadas estiverem essas informações, mais fácil será atender às exigências fiscais e evitar retrabalho.
Outro ponto importante é o aproveitamento dos créditos tributários. Como parte das regras ainda está sendo regulamentada durante o período de transição, manter um histórico organizado das despesas ajuda a empresa a acompanhar futuras adequações sem precisar despender tempo procurando informações posteriormente. Também vale lembrar que a gestão das viagens envolve diferentes áreas da empresa, como o financeiro, compras, controladoria, fiscal e gestores de viagens que utilizam as mesmas informações em momentos distintos. Quando esses dados ficam dispersos entre planilhas, e-mails e diferentes sistemas, a probabilidade de inconsistências e dificuldades na conferência dos documentos aumenta.
Isso não significa que a Reforma Tributária tornará as viagens corporativas mais complicadas. Na verdade, ela reforça a necessidade de processos mais organizados, permitindo que todas as informações relacionadas às viagens estejam disponíveis de forma clara, centralizada e fácil de consultar. Empresas que já possuem esse controle tendem a enfrentar essa transição com mais tranquilidade. Já aquelas que ainda dependem de processos manuais podem precisar revisar a forma como registram e acompanham as despesas relacionadas à gestão de viagens corporativas.
Por que a gestão das despesas ganha ainda mais importância?
Controlar despesas sempre foi uma etapa importante da gestão de viagens. Com a Reforma Tributária, esse processo passa a ter mais relevância, já que informações organizadas facilitam o processo de adaptação às novas exigências fiscais. Quando as despesas estão centralizadas e padronizadas, fica mais simples localizar documentos, acompanhar impostos, prestar contas e atender às necessidades das áreas financeira e fiscal.
Além disso, uma gestão estruturada reduz retrabalho, diminui a ocorrência de erros e fortalece o compliance, oferecendo mais segurança para toda a operação. Outro benefício é a integração entre diferentes equipes da empresa. Quando todos tem acesso às mesmas informações, gestores de viagens, financeiro, compras e setor fiscal conseguem atuar de forma mais alinhada, tornando os processos mais eficientes e preparados para acompanhar as mudanças da legislação.
Essa organização também facilita auditorias internas, consultas sobre despesas antigas e análises gerenciais, já que em vez de gastar tempo procurando documentos ou conciliando informações entre diferentes sistemas, as equipes conseguem direcionar esforços para atividades mais estratégicas. Ao mesmo tempo, a empresa ganha mais previsibilidade sobre suas despesas e passa a tomar decisões com base em informações consolidadas. Isso reduz possíveis falhas operacionais e melhora o acompanhamento dos investimentos realizados em viagens corporativas.
Como a tecnologia auxilia a operação nesse cenário?
À medida que a reforma é implementada, depender apenas de planilhas e controles manuais deixa de ser suficiente. A tecnologia se torna necessária para a gestão das viagens mais organizada e preparada para esse novo cenário. Plataformas especializadas permitem centralizar reservas, despesas, documentos fiscais e aprovações em um único ambiente, facilitando o acesso às informações e reduzindo o tempo gasto com tarefas operacionais.
Ferramentas de Business Intelligence também pode ajudar oferecendo dashboards que consolidam dados de diferentes fontes, permitindo acompanhar indicadores, identificar inconsistências e visualizar rapidamente informações importantes para a gestão. Outro diferencial está na integração entre sistemas. Quando plataformas de viagens, financeiro e ERP conversam entre si, a necessidade de lançamentos manuais diminui e reduz as chances de erros durante o registro das despesas.
Fluxos automatizados de aprovações, relatórios gerenciais, histórico das movimentações e rastreabilidade das informações também contribuem para uma operação mais eficiente. Com poucos cliques, é possível localizar documentos, acompanhar aprovações e consultar despesas realizadas meses antes. A tecnologia oferece maior visibilidade sobre toda a operação, permitindo que a empresa acompanhe suas despesas com mais precisão e esteja preparada para responder às mudanças trazidas pela Reforma Tributária.
Como a Voetur ajuda empresas a se prepararem
A adaptação à Reforma Tributária exige organização, controle e acesso rápido às informações, mostrando que contar com uma gestão estruturada das viagens corporativas faz toda a diferença.
A Voetur atua como parceira estratégica ao ajudar empresas a centralizarem reservas, acompanhar despesas, gerar relatórios gerenciais e oferecer maior visibilidade sobre os custos relacionados às viagens corporativas. Com processos mais organizados, fica mais simples fortalecer o compliance e apoiar diferentes áreas da empresa durante esse período de adaptação. Além da gestão especializada, a tecnologia oferecida pela Voetur permite acompanhar informações relevantes para a tomada de decisão, facilitando o controle operacional e contribuindo para uma administração mais eficiente dos recursos destinados às viagens.
A Payfly faz parte dessa atuação ao disponibilizar uma plataforma que reúne solicitações de viagens, fluxos de aprovação, prestação de contas, controle de despesas e acompanhamento das movimentações financeiras em um único ambiente. Dessa forma, empresas de pequeno, médio e grande porte conseguem manter suas informações organizadas, reduzir processos manuais e oferecer mais suporte à área financeira e fiscal. Essa integração entre gestão especializada e tecnologia facilita não apenas a adaptação às mudanças tributárias, mas também o dia a dia da operação, proporcionando mais transparência, agilidade e controle sobre todo o programa de viagens corporativas.
Se preparar é o melhor caminho
A Reforma Tributária representa uma mudança importante para empresas de diferentes setores, inclusive para aquelas que possuem programas de viagens corporativas. Embora muitas regras ainda estejam sendo implementadas, investir desde agora em processos organizados, controle das despesas e tecnologia pode tornar essa adaptação muito mais simples. Ao centralizar informações, integrar sistemas e contar com ferramentas que oferecem mais visibilidade sobre as despesas, as empresas reduzem impactos operacionais e fortalecem sua gestão financeira, independentemente das próximas etapas da reforma.
Quer se preparar para esse novo cenário? Conheça as soluções da Voetur e descubra como a tecnologia pode tornar a sua gestão de viagens corporativas preparada para as transformações do mercado.
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