Trocar de agência de viagens corporativas é uma decisão estratégica que ainda gera receio em muitas empresas. O medo de enfrentar interrupções no atendimento, dificuldades para os colaboradores ou problemas durante a migração faz com que muitas organizações permaneçam com o mesmo fornecedor por anos.
No entanto, continuar com uma agência que já não atende às necessidades da operação pode resultar em custos mais altos, processos manuais, baixa visibilidade das despesas, limitações tecnológicas e falta de suporte consultivo.
A boa notícia é que, com planejamento e uma metodologia estruturada, a transição pode ocorrer de forma segura, sem comprometer a continuidade das viagens. Neste artigo, você entenderá quando vale a pena trocar de agência de viagens corporativas, como funciona a migração e quais critérios considerar para escolher uma nova TMC.
Quando vale a pena trocar de agência de viagens corporativas?
Nem sempre a insatisfação aparece de forma evidente, mas sim em pequenos problemas acumulados ao longo do tempo que acabam comprometendo toda a gestão de viagens. Veja alguns sinais de que chegou a hora de avaliar uma nova TMC.
Sua agência apenas executa solicitações
Segundo a GBTA Foundation, os gestores esperam que as TMCs atuem como consultoras estratégicas, fornecendo indicadores, recomendações de economia e apoio à tomada de decisão. Se sua agência apenas atende solicitações, ela provavelmente está entregando menos valor do que sua empresa precisa.
Falta visibilidade nos processos
Quando a empresa não consegue acompanhar indicadores, identificar oportunidades de economia ou compreender claramente onde os recursos estão sendo investidos, perde capacidade de gestão. Você consegue responder rapidamente perguntas como:
- Quanto cada área gastou este mês?
- Qual fornecedor gera mais economia?
- Quanto foi economizado com antecedência de compra?
- Qual índice de compliance da política de viagens?
Se essas respostas dependem de planilhas ou processos manuais, existe uma oportunidade clara de evolução. A falta de visibilidade sobre as viagens também pode comprometer o compliance da empresa. Sem acesso a informações consolidadas, torna-se mais difícil verificar se as reservas seguem a política de viagens, se as tarifas negociadas estão sendo aplicadas e se os gastos estão dentro do previsto.
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Atendimento que deixa a desejar quando surgem imprevistos
A tecnologia está transformando a gestão de viagens corporativas, automatizando reservas, aprovações, reembolsos e diversas tarefas operacionais. No entanto, isso não significa que o atendimento humano tenha perdido relevância.
Situações como cancelamentos de voos, instabilidades geopolíticas, problemas com hospedagem ou acontecimentos inesperados durante uma viagem exigem rapidez, autonomia e capacidade de tomada de decisão. Nesses momentos, contar apenas com processos automatizados pode não ser suficiente.
O cenário aponta para um modelo híbrido, combinando tecnologia com atendimento especializado, assim plataformas digitais agilizam atividades repetitivas e oferecem mais autonomia aos usuários, equipes experientes atuam na resolução de casos complexos, garantindo suporte quando ele realmente faz diferença.
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Quais são os principais desafios na troca de uma agência de viagens corporativas
Na prática, os riscos de a operação ser interrompida pode ser minimizado quando existe um processo estruturado de transição sem deixar dúvidas do processo. Entre os desafios mais comuns estão:
- Migração das políticas de viagens;
- Integração com sistemas internos;
- Treinamento dos colaboradores;
- Comunicação da mudança;
- Transferência de processos operacionais;
- Adaptação às novas plataformas.
Quais erros evitar ao trocar de agência de viagens corporativas?
Trocar de agência de viagens corporativas é uma oportunidade para modernizar processos e tornar a gestão mais eficiente. No entanto, uma decisão tomada sem planejamento ou uma avaliação superficial pode comprometer os resultados esperados e prolongar desafios que já existiam na operação.
Uma transição bem-sucedida depende de uma análise criteriosa das necessidades da empresa, do envolvimento das áreas impactadas e da escolha de uma TMC capaz de atender às demandas atuais e acompanhar o crescimento do negócio. Entre os erros mais comuns estão:
Escolher apenas pelo menor preço
Uma proposta financeiramente mais barata nem sempre representa menor custo total para a empresa. Tecnologia limitada, baixo nível de atendimento e processos ineficientes podem gerar despesas muito maiores ao longo do tempo.
Não envolver as áreas responsáveis
RH, financeiro, compras, tecnologia e gestores das áreas precisam participar do processo para garantir que todas as necessidades sejam contempladas. Envolver esses stakeholders desde o início reduz riscos, facilita a implantação e garante que a nova TMC esteja preparada para atender às necessidades da empresa como um todo, e não apenas de um único departamento.
Ignorar as integrações
A integração com ERPs, sistemas financeiros, ferramentas de BI e plataformas de despesas deve ser analisada antes da contratação. Sem essas integrações, sua empresa pode enfrentar retrabalho, lançamentos manuais, divergências entre sistemas e menor confiabilidade das informações utilizadas para a tomada de decisão.
Não comunicar os colaboradores
Quando os usuários entendem como funcionará a nova operação, a adaptação acontece de forma mais rápida. Por isso, é importante que todo o processo precisa ser comunicado, assim futuros erros poderão ser evitados.
Não definir indicadores
A troca de agência de viagens corporativas deve ser acompanhada por métricas que permitam medir os resultados obtidos, como economia, tempo de atendimento, adesão à política e satisfação dos viajantes.
Como reduzir riscos durante a troca da agência de viagens corporativas?
Uma migração segura depende de planejamento. Algumas práticas ajudam a reduzir riscos:
- Elaborar um cronograma detalhado;
- Definir responsáveis pelo projeto;
- Realizar treinamentos antes da implantação;
- Manter comunicação constante com os colaboradores;
- Validar integrações antes do início da operação;
- Acompanhar indicadores durante os primeiros meses.
Quando essas etapas são conduzidas por uma agência especializada, a transição acontece de forma muito mais tranquila.
Benefícios de uma troca bem planejada
A mudança de agência pode gerar resultados que vão muito além da emissão de passagens. Entre os principais benefícios estão:
- Redução de custos operacionais;
- Maior controle das despesas;
- Melhor experiência para os viajantes;
- Aumento da produtividade;
- Mais transparência na gestão;
- Maior conformidade com a política de viagens;
- Indicadores estratégicos para tomada de decisão;
- Automação de processos.
Ao longo do tempo, esses ganhos contribuem para transformar a gestão de viagens em uma atividade mais eficiente, previsível e alinhada aos objetivos da empresa.
A Voetur Viagens pode ser a parceira ideal para a sua empresa
Se sua empresa está avaliando trocar de agência de viagens corporativas, vale considerar uma TMC que combine tecnologia, atendimento consultivo, inteligência de dados e uma gestão orientada por resultados.
A Voetur Viagens reúne esses diferenciais para oferecer mais eficiência operacional, controle sobre os custos, compliance e uma experiência mais completa para gestores e viajantes. Mais do que atender às demandas do dia a dia, nosso objetivo é contribuir para uma gestão de viagens mais estratégica e alinhada aos objetivos do seu negócio.
