Quando o assunto é fraude em viagens corporativas, muitas empresas imaginam que o maior risco está dentro de casa: um reembolso indevido, uma compra fora da política ou um colaborador utilizando recursos da empresa de forma inadequada, mas embora essas situações realmente aconteçam, elas representam apenas uma parte do problema.
A gestão de viagens envolve uma cadeia complexa de processos, fornecedores, negociações, aprovações e movimentações financeiras e se não houver transparência em todas essas etapas, a empresa pode estar correndo riscos. Créditos de passagens que deixam de ser utilizados, tarifas pouco competitivas, cobranças sem detalhamento, processos sem rastreabilidade e contratos pouco claros são exemplos de situações que comprometem a eficiência da operação e aumentam a exposição.
Por isso, prevenir fraudes vai muito além de fiscalizar colaboradores, mas também construir uma gestão baseada em governança, compliance, tecnologia e visibilidade sobre todas as etapas da jornada.
Confira 11 práticas que ajudam sua empresa a reduzir riscos e tornar a gestão de viagens corporativas muito mais segura
1. Crie uma política de viagens clara e atualizada
Toda estratégia para evitar fraudes começa com uma política de viagens bem estruturada. Esse documento deve orientar colaboradores e gestores sobre como as viagens devem ser planejadas, aprovadas e executadas, reduzindo dúvidas e evitando decisões tomadas com base em interpretações individuais.
Uma política eficiente estabelece critérios para compra de passagens, escolha de hospedagens, utilização de transporte, limites de despesas, regras para reembolsos e procedimentos para cancelamentos e alterações. Também deve definir quem possui autonomia para aprovar cada tipo de solicitação e quais situações exigem justificativas formais.
Mas além de criar o documento, é fundamental garantir que ele seja conhecido por todos e atualizado sempre que houver mudanças na operação da empresa e sempre considerando a experiência dos viajantes. Quando todos conhecem as regras e elas são aplicadas de forma consistente, a empresa reduz vulnerabilidades e fortalece seus processos de governança.
2. Centralize todas as reservas em um único canal
Permitir que cada colaborador faça reservas em plataformas diferentes pode parecer mais prático no dia a dia, mas essa descentralização dificulta o controle da operação e aumenta os riscos de inconsistências. Sem uma gestão centralizada, torna-se mais difícil acompanhar quanto está sendo gasto, verificar se as compras respeitam a política da empresa e identificar oportunidades de economia.
Ao centralizar todas as reservas em um único ambiente, a organização passa a ter uma visão completa da jornada do viajante, desde a solicitação até a prestação de contas. Isso facilita auditorias, melhora o controle financeiro e aumenta a transparência sobre todas as operações e, além disso, a centralização permite aproveitar acordos comerciais negociados com fornecedores, evitando compras realizadas fora das condições estabelecidas pela empresa.
3. Automatize os fluxos de aprovação
Quando os processos de viagens corporativas acontecem por e-mail ou ligações telefônicas, torna-se complicado reconstruir o histórico de uma solicitação caso seja necessário realizar uma auditoria. A automação resolve esse problema ao registrar cada etapa do processo. O sistema identifica quem solicitou a viagem, quem aprovou, quando a aprovação aconteceu e quais alterações foram realizadas posteriormente. Além de reduzir erros operacionais, essa prática aumenta a transparência, agiliza a tomada de decisão e fortalece os controles internos da empresa.
4. Monitore os créditos de passagens canceladas
Créditos gerados por cancelamentos representam uma oportunidade importante de economia, mas também podem se transformar em prejuízo quando não existe um acompanhamento adequado.
Em muitas empresas, esses valores acabam expirando porque não há controle sobre prazos de validade ou passageiros vinculados aos créditos. Manter um acompanhamento atualizado permite identificar valores disponíveis, planejar seu reaproveitamento e evitar perdas desnecessárias. Além da economia, esse controle reduz riscos de utilização inadequada e amplia a visibilidade sobre os recursos da empresa.
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5. Audite reembolsos e despesas com frequência
Criar uma rotina de conferência das despesas permite identificar inconsistências antes que elas gerem impactos financeiros. É importante verificar se os comprovantes apresentados são válidos, se não existem solicitações duplicadas, se os valores estão de acordo com a política da empresa e se as despesas realmente estão relacionadas à viagem realizada.
6. Escolha parceiros de viagens comprometidos com governança e compliance
A prevenção a fraudes não depende apenas dos processos internos da empresa. Os parceiros envolvidos na gestão das viagens também desempenham um papel importante nesse cenário. Ao avaliar uma agência de viagens corporativas, considere aspectos como certificações, estrutura de compliance, existência de DPO, políticas de segurança da informação e capacidade de fornecer indicadores confiáveis para apoiar a tomada de decisão.
Antes de contratar uma agência ou plataforma de gestão, avalie critérios como políticas de proteção de dados, processos de compliance, rastreabilidade das operações, capacidade de auditoria e certificações do setor. Esses diferenciais demonstram o compromisso do fornecedor com a transparência e ajudam a reduzir riscos ao longo de toda a operação. Empresas que contam com parceiros especializados também conseguem ter mais segurança para acompanhar indicadores, controlar despesas e garantir o cumprimento das políticas internas.
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7. Leia atentamente os contratos e desconfie de ofertas que parecem boas demais
Na busca por reduzir custos, muitas empresas acabam comparando apenas o valor da tarifa ou da taxa de serviço. No entanto, uma proposta aparentemente mais barata pode esconder condições que aumentam o custo total da operação. Antes de fechar qualquer contrato é importante analisar cláusulas relacionadas a cancelamentos, alterações, reembolsos, utilização de créditos, multas, níveis de atendimento e responsabilidades de cada parte.
Também é importante entender exatamente o que está incluído no serviço contratado. Custos ocultos, cobranças adicionais e condições pouco claras podem comprometer a economia esperada e gerar despesas inesperadas ao longo da parceria. Mais do que buscar o menor preço, procure compreender o custo total da operação e a transparência das condições negociadas.
8. Utilize tecnologia para aumentar a transparência da operação
A tecnologia deixou de ser apenas uma ferramenta para emissão de passagens e reservas de hotéis. Hoje, ela é uma aliada da governança corporativa. Plataformas especializadas permitem integrar solicitações, aprovações, reservas, despesas, reembolsos, cartões corporativos, créditos de passagens e indicadores em um único ambiente.
Com isso, gestores conseguem acompanhar toda a operação em tempo real, identificar rapidamente desvios em relação à política da empresa e agir antes que pequenas inconsistências se transformem em prejuízos. Além de aumentar a eficiência operacional, a tecnologia oferece mais rastreabilidade, fortalece auditorias e amplia a capacidade de tomada de decisão baseada em dados.
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Transparência é a melhor forma de prevenir fraudes
Fraudes em viagens corporativas dificilmente acontecem por um único motivo, na maioria dos casos, elas são consequência de processos descentralizados, controles insuficientes e baixa visibilidade sobre a operação.
Por isso, mais do que criar regras, as empresas precisam investir em governança, tecnologia e monitoramento contínuo. Quando todas as etapas da jornada são registradas, acompanhadas e analisadas, fica muito mais fácil identificar riscos, corrigir falhas e proteger os recursos da organização.
Na Voetur Viagens, esse compromisso faz parte da forma como a gestão é conduzida. Além de soluções tecnológicas como o Payfly, a empresa conta com Compliance Manager, DPO (Data Protection Officer), acordos comerciais registrados em cartório e certificações da T&E Consulting, oferecendo mais segurança, transparência e conformidade para empresas que buscam uma gestão de viagens corporativas mais estratégica.
