Gerenciar viagens e despesas envolve decisões que passam por diferentes áreas da empresa, com uma solicitação seguindo a política de viagens, reservas respeitando os critérios estabelecidos, as despesas sendo registradas corretamente e o financeiro contando com essas informações para acompanhar os custos da operação. Ao mesmo tempo, o colaborador precisa de um processo simples para solicitar, reservar e realizar sua viagem.
Quando essas etapas funcionam de forma separada, alguns riscos em T&E ficam mais difíceis de identificar, com informações distribuídas entre sistemas, processos manuais, falhas de integração e regras que dependem de conferências posteriores podendo afetar o controle das despesas e aumentar o trabalho das equipes envolvidas. Essa fragmentação também aparece nos dados da pesquisa Business Travel Innovation Research 2026, da GBTA, apontando que apenas 12% dos travel buyers possuem uma visão consolidada do programa de viagens a partir de uma única fonte de dados, enquanto 63% indicam a falta de relatórios consolidados como um dos principais desafios.
Durante a GBTA Convention 2026, especialistas discutiram alguns dos principais desafios encontrados na implementação de soluções de Travel & Expense, com os pontos apresentados estando focados na gestão da mudança, desafios técnicos e de integração, ROI e orçamento, além de segurança e compliance. Esses desafios mostram diferentes partes de uma mesma operação e a necessidade de uma solução para os riscos em T&E que converse com os sistemas da empresa, atenda às políticas internas, forneça dados para acompanhamento financeiro e que possa ser incorporada à rotina das equipes e dos viajantes.
Nesse artigo, confira mais sobre os principais riscos em T&E, como identificá-los e como a Payfly pode ajudar a sua operação a gerenciar esses riscos.
Como Localizar Os Principais Riscos Em T&E?
Os riscos podem surgir desde a solicitação da viagem até a prestação de contas, e a forma como cada empresa estrutura seus processos determina quais etapas exigem maior acompanhamento e quais podem ser automatizadas. Uma política de viagens pode estabelecer limites e fornecedores, mas sua aplicação depende dos processos utilizados para solicitar e reservar. Da mesma forma que ter informações sobre despesas não significa que elas estejam disponíveis no momento necessário para uma análise.
Por isso, avaliar uma operação de T&E exige olhar para os fluxos de viagens, despesas, pagamentos, aprovações e dados em conjunto, buscando uma visão completa para identificar os potenciais riscos, soluções e oportunidades de melhoria.
Falta De Visibilidade Sobre As Despesas
As despesas de uma viagem começam antes mesmo do embarque e continuam até a prestação de contas: passagens, hospedagens, transporte, alimentação e outros serviços precisam ser associados ao deslocamento e registrados de acordo com as regras da empresa. Quando esses dados ficam divididos entre cartões, comprovantes, planilhas, e-mails e diferentes plataformas, o financeiro precisa reunir as informações antes de conseguir analisar a operação, e a conferência também pode depender de documentos enviados posteriormente pelo colaborador.
Uma gestão integrada permite relacionar as despesas às respectivas viagens e acompanhar os registros dentro de um mesmo processo, garantindo maior visibilidade financeira. Os dados podem ser organizados por colaborador, centro de custo, período, categoria ou outros critérios utilizados pela empresa, permitindo também acompanhar o orçamento ao longo da operação, em vez de concentrar a análise apenas no fechamento ou na prestação de contas.
Processos Manuais E Falhas De Integração
Os desafios técnicos apareceram entre um dos temas discutidos durante a GBTA Convention 2026, incluindo sistemas legados, integrações e recursos disponíveis. Na prática, empresas podem utilizar um sistema para reservas, outro para despesas e um ERP para os processos financeiros, porém quando essas ferramentas não trocam informações, as equipes precisam transferir dados entre elas.
Quando isso ocorre, um registro feito durante a reserva pode precisar ser inserido novamente no processo financeiro, uma aprovação realizada por e-mail pode não estar associada automaticamente à solicitação correspondente, e isso faz com que a prestação de contas exija a comparação de informações provenientes de diferentes fontes. A integração entre os sistemas permite que os dados acompanhem o fluxo de T&E e reduz a quantidade de registros que precisam ser repetidos manualmente.
Compliance Aplicado Ao Processo
Segurança e compliance também aparecem entre os desafios apresentados na GBTA Convention 2026, com atenção para privacidade de dados, exigências regulatórias e compliance corporativo. Em T&E, as regras precisam estar presentes durante a operação, com limites de despesas, níveis de aprovação, fornecedores permitidos, categorias de viagem e outras condições definidas pela empresa podendo ser configuradas nos fluxos utilizados pelos colaboradores.
Uma solicitação fora dos critérios pode seguir para uma aprovação específica, enquanto os registros relacionados à decisão permanecem associados ao processo. Na prestação de contas, as despesas também podem ser analisadas conforme as políticas estabelecidas. A operação ainda envolve informações pessoais dos viajantes, dados financeiros e documentos, exigindo critérios de acesso e tratamento dessas informações de acordo com as regras da empresa.
Controle Financeiro, ROI e Orçamento
Outro desafio discutido no evento foi a capacidade de demonstrar o retorno do investimento, mensurar resultados e planejar os custos relacionados à implementação e manutenção das soluções. Na gestão de T&E, os dados produzidos pela própria operação podem ser utilizados para esse acompanhamento, com informações sobre despesas, reservas, antecedência de compra, utilização da política, fornecedores e comportamento dos viajantes ajudando a entender onde os recursos estão sendo direcionados.
Dashboards e relatórios permitem organizar esses indicadores e acompanhar períodos, áreas, centros de custo ou categorias específicas, e o gestor também pode comparar informações e identificar alterações no comportamento das viagens ao longo do tempo. Para que essa análise represente a operação de forma adequada, os dados utilizados precisam estar organizados e conectados às diferentes etapas de viagens e despesas.
O Conforto Do Viajante Também é Relevante
Políticas muito rígidas ou processos difíceis de utilizar podem gerar outro problema para a gestão de T&E: o colaborador passa a procurar alternativas fora dos canais definidos pela empresa. A experiência se inicia ainda na solicitação, quando o viajante precisa entender quais opções estão disponíveis, quais regras deve seguir, como funciona a aprovação e onde realizar a reserva. Durante o deslocamento, também é necessário que esse colaborador tenha acesso às informações da viagem e aos canais de atendimento necessários.
O conforto não significa liberar qualquer opção de passagem, hospedagem ou transporte, ele pode ser considerado dentro dos critérios definidos pela própria empresa, levando em conta duração do deslocamento, horários, localização da hospedagem, perfil da viagem e necessidades do colaborador. A gestão consegue trabalhar esses critérios dentro da política de viagens e disponibilizar opções compatíveis com as regras estabelecidas, o viajante realiza suas escolhas dentro do ambiente corporativo e a empresa mantém os registros relacionados à reserva.
Gestão Da Mudança Na Implementação De T&E
A gestão da mudança foi outro desafio apresentado durante a GBTA Convention 2026, destacando pontos relacionados a resistência à mudança, comunicação interna e preparação das equipes. A implementação de uma solução altera rotinas de diferentes públicos, o colaborador pode passar a solicitar viagens por um novo canal, gestores precisam utilizar novos fluxos de aprovação e o financeiro recebe informações de maneira diferente.
Por isso, a configuração da ferramenta precisa acompanhar a estrutura da empresa, com os fluxos de aprovação, políticas, perfis de acesso, centros de custo e integrações refletindo a forma como as áreas participam da operação. A comunicação interna também precisa apresentar como cada etapa será realizada, quais processos foram alterados e quais responsabilidades permanecem com cada área.
Como A Payfly Atua Na Gestão Desses Riscos?
A Payfly integra viagens e despesas em uma mesma plataforma, reunindo diferentes etapas da jornada dentro de um único ambiente, com um marketplace que disponibiliza serviços como passagens aéreas, hospedagens, locação de veículos, transfers, seguros e outros itens relacionados às viagens corporativas.
Os fluxos de aprovação podem ser configurados de acordo com as regras da empresa, incluindo aprovação pelo WhatsApp e acompanhamento do cumprimento da política de viagens. Na gestão de despesas, a plataforma oferece cartão corporativo, validação automática de notas fiscais por inteligência artificial e conciliação das despesas, com as informações permanecendo relacionadas à operação correspondente e sendo acompanhadas ao longo do processo.
A Payfly também possui integração com ERP e BI, permitindo conectar os dados de T&E aos processos financeiros e às análises realizadas pela empresa, complementando o acompanhamento realizado pelos gestores com a ajuda de relatórios com inteligência artificial e informações da operação. Para o viajante, a centralização reúne serviços e processos de viagem em um mesmo ambiente, enquanto o suporte humano 24 horas permanece disponível para situações que precisam de atendimento durante a jornada.
Como Preparar A Operação De T&E?
A análise pode começar pelos pontos que hoje dependem de processos manuais, ferramentas separadas ou conferências realizadas somente depois da viagem, também sendo necessário mapear quais informações o financeiro recebe, como as políticas são aplicadas e quais etapas fazem parte da experiência do viajante.
A integração de viagens e despesas permite estruturar esses processos dentro de um fluxo conectado, mantendo regras, registros e dados associados à operação. Com a Payfly, empresas podem centralizar a gestão de T&E, configurar políticas e aprovações, integrar informações financeiras e acompanhar despesas e viagens em uma mesma plataforma.
Conheça a Payfly e veja como integrar viagens e despesas em uma única gestão, facilitando a prevenção de riscos em T&E.
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