Quando falamos em redução de custos em viagens corporativas, muita gente ainda pensa apenas em “buscar o menor preço”. Mas, na prática, empresas mais maduras trabalham com algo muito mais estratégico: tarifas negociadas em viagens corporativas diretamente com fornecedores.
Se você ainda não usa esse modelo, provavelmente está deixando dinheiro na mesa e abrindo mão de controle. Neste blogpost vamos te mostrar o que são as tarifas negociadas, como ter melhores condições e também como conseguimos te ajudar. Veja!
O que são tarifas negociadas em viagens corporativas?
Tarifas negociadas são acordos comerciais feitos diretamente entre a empresa (ou sua agência de viagens) e companhias aéreas ou redes hoteleiras. Em vez de comprar cada viagem como um consumidor comum, a empresa passa a ter condições exclusivas, definidas com base em volume, frequência de viagens e perfil dos viajantes gerando:
- Preços mais competitivos do que os disponíveis no mercado aberto
- Condições diferenciadas de alteração e cancelamento
- Benefícios adicionais, como upgrades ou franquia de bagagem
- Regras mais flexíveis, alinhadas à rotina da empresa
Como essas tarifas são negociadas?
Se a sua negociação hoje se resume a pedir desconto, você já começa em desvantagem. Fornecedor não concede condição melhor sem contrapartida e, na maioria das vezes, o problema nem está na negociação em si, mas na falta de preparo para negociar. O detalhe está em entender:
- Quais são os destinos mais frequentes?
- Quantos bilhetes são emitidos por mês?
- Quais companhias ou redes já são mais utilizadas?
- Qual é a antecedência média de compra?
- Como é o comportamento dos viajantes
Com esse cenário claro, a empresa (ou uma TMC especializada) negocia diretamente com fornecedores, buscando condições mais vantajosas em troca de volume ou preferência. Soluções tecnológicas como o Business Intelligence ajudam a entender o comportamento de preços em diferentes rotas, identificar padrões de compra e antecipar movimentos que impactam diretamente o orçamento.
Com esse nível de leitura, o gestor consegue estruturar políticas de viagem mais eficientes, definir estratégias de antecedência e atuar com muito mais previsibilidade.
Veja mais: Como dados melhoram a gestão de viagens corporativas
Tarifas negociadas em viagens corporativas não funcionam sozinhas
Só negociar tarifa não resolve tudo. Se não houver controle e direcionamento, os viajantes podem continuar comprando fora da política ou escolhendo opções que não aproveitam esses acordos. Por isso, o ideal é que as tarifas negociadas estejam integradas a:
- Uma política de viagens bem definida;
- Ferramentas de reserva que priorizem essas tarifas;
- Um acompanhamento contínuo de performance.
O papel da TMC na negociação e na execução
Negociar tarifa é só uma parte do processo, garantir que ela seja usada no dia a dia é outra. Na prática, sem estrutura, a empresa até tem bons acordos, mas o viajante continua comprando fora, escolhendo outras opções ou nem sabendo que aquela tarifa existe.
É nesse momento que entra o papel da TMC. Mais do que negociar, ela organiza a operação para que os acordos realmente gerem resultado. Isso passa por etapas como:
- Consolidar o volume para fortalecer negociação;
- Conduzir acordos com companhias aéreas e hotéis;
- Direcionar as reservas para dentro dessas condições;
- Acompanhar se o que foi negociado está sendo realmente aplicado.
Nem sempre o viajante escolhe a melhor opção para a empresa, e não por má intenção, mas por falta de direcionamento ou praticidade. Sem esse acompanhamento, é comum ver empresas com boas tarifas no papel e pouca aderência na prática.
Leia também: Você também sente dificuldade em escolher uma agência de viagens corporativas?
Compliance e garantia dos acordos fazem a diferença
Na prática, é aqui que muitas operações se perdem. A empresa até conseguiu boas condições, mas não tem estrutura para garantir que elas sejam aplicadas. E, sem isso, o ganho simplesmente não acontece. É nesse momento que entram processos, tecnologia e compliance.
Nesta etapa que aparecem os diferenciais mais sólidos de mercado. Empresas que operam com certificações, processos auditáveis e padrões bem definidos não garantem apenas boas negociações, mas o cumprimento consistente desses acordos.
A Voetur Viagens por exemplo conta com a certificação TE-7002 Acordos Comerciais que atesta a utilização correta dos acordos comerciais firmados entre fornecedores e clientes, garantindo que as condições negociadas sejam respeitadas e aplicadas adequadamente.
Você não tem um problema no preço da tarifa negociada
No fim, não é só sobre pagar mais barato em uma passagem ou diária. É sobre como a sua empresa toma decisão. Quando não existe estrutura, cada viagem vira um caso isolado. Alguém pesquisa, alguém aprova, alguém compra. Pode até funcionar no curto prazo, mas no com o tempo vira falta de controle, variação de custo e pouca previsibilidade.
Tarifa negociada entra justamente para mudar essa lógica. Só que, sozinha, ela não resolve. Se não tiver processo, tecnologia e acompanhamento, vira mais um acordo que parece bom no papel, mas não se sustenta na prática.
É exatamente nesse ponto que entra o papel da Voetur Viagens. Mais do que negociar tarifas, a atuação está em organizar toda a operação para que esses acordos realmente funcionem no dia a dia, com apoio de tecnologia, dados e processos bem definidos.
